Los cambios experimentados en la sociedad venezolana durante la última década, requieren cada vez más de ciudadanos que se involucren y participen activamente en los asuntos de su comunidad y en la solución de los problemas que en esta se presenten.
En este sentido, estudiantes, obreros, trabajadores y empresarios, deben contribuir en alguna medida, con los entes del Estado para resolver situaciones problemáticas y satisfacer necesidades de la población, cumpliendo así con lo expresado en el preámbulo de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, referido a la construcción de una “...sociedad democrática, participativa y protagónica...” Ahora bien, cualquier acción emprendida por los ciudadanos, en coordinación o no con algún organismo del Estado, debe ser planificada. Es decir, hasta la más sencilla idea de cualquier colectivo o comunidad debe ser objeto de un proceso previo de planificación, para evitar así la improvisación, la incertidumbre, la falta de eficiencia y la dispersión de los recursos.
Precisamente, la planificación se vale de su principal herramienta: los proyectos. Como documento que describe el conjunto de actividades y recursos que serán empleados en un tiempo determinado, el proyecto puede formularse en cualquier área o ámbito social o económico. No obstante, en esta ocasión nos concentraremos en los Proyectos Comunitarios.
La planificación es un proceso racional de toma de decisiones para prever y anticipar acciones futuras dirigidas al logro de metas y objetivos (situación deseable), empleando para ello unos recursos limitados.
La planificación es un conjunto de acciones racionales, relacionadas entre sí y previstas con anticipación, dirigidas a resolver problemas sociales, satisfacer necesidades, o transformar una realidad y lograr una situación deseada, mediante el uso eficiente de recursos limitados en un lapso predeterminado.
y la dispersión de recursos.
puede hacer sobre la base del conocimiento de la realidad.
prepara para situaciones futuras.
La planificación como proceso utiliza instrumentos que se concretan en documentos o papeles de trabajo denominados planes, programas y proyectos, los cuales responden a los distintos niveles de planificación: nivel macro, mediante la elaboración de planes; nivel meso, a través de programas, y a nivel micro con la formulación de proyectos.
Según Ander-Egg (2007), aunque estos términos se emplean comúnmente como sinónimos, en el campo de la planificación se deben distinguir.
Plan: tiene un carácter general y global muchas veces de alcance nacional, con una perspectiva que puede variar de mediano a largo plazo. Abarca programas y proyectos. Un claro ejemplo son los Planes Generales de la Nación, los cuales incluyen todos los sectores esenciales para la vida de un país: economía, salud, vivienda, educación, seguridad, etc.
Programa: comprende una serie de acciones y procesos enfocados en áreas específicas y ejecutados mediante proyectos relacionados entre sí. Por lo general, un programa se traza metas a mediano plazo.
Proyecto: es la unidad operativa o herramienta más específica del proceso de planificación. Se desarrolla a través de actividades y tareas con un impacto a corto plazo.
- Plan nacional para el desarrollo de la economía popular.
- Programa de formación de cooperativas.
confección.
En general, un proyecto es una idea para cuya realización o concreción, se requiere ejecutar una serie de actividades con unos recursos limitados en un tiempo determinado. En este sentido, se presentan otras definiciones:
“Conjunto de actividades concretas, interrelacionadas y coordinadas entre sí, que se realizan con el fin de producir determinados bienes y servicios capaces de satisfacer necesidades o resolver problemas.” (Ander-Egg, 2007, p. 64).
“Conjunto de elementos o partes interrelacionadas en una estructura diseñada para lograr objetivos específicos. En algunos casos puede referirse a un conjunto de recursos y etapas diseñadas para resolver problemas mediante procesos que se consideran adecuados.” (Cerda, 2001, p.11).
“El proyecto es un plan de trabajo con carácter de propuesta que concreta los elementos necesarios para conseguir unos objetivos deseables.” (Pérez Serrano, 1999, p. 20).
“Serie de acciones que deben ejecutarse para satisfacer necesidades o para resolver problemas prácticos, de carácter social o económico. Tales acciones deben tener fundamento en un diagnóstico previo. El proyecto constituye la principal herramienta o instrumento del proceso de planificación.” (Arias, 2006, p. 32).
Es importante señalar que en este libro, nos referimos específicamente al proyecto como una herramienta del proceso de planificación, diferenciándolo así del proyecto de investigación, el cual es muy popular en el medio académico, y aunque se relaciona con la planificación (la investigación es una etapa necesaria en el proceso de planificación), sus objetivos y productos finales son diferentes.
Aun cuando el concepto de proyecto es general, debemos considerar que existen muchos y diferentes tipos de proyectos. En este sentido, se presenta una clasificación flexible y no excluyente, por cuanto un tipo de proyecto puede ubicarse en más de una clase.
- Creación de centros de atención educativa, médico-asistencial, jurídica, etc.
- Aplicación de programas de actividad física, deportes y recreación.
El desarrollo de cualquiera de los ejemplos anteriores dependerá de la factibilidad o posibilidad de ejecución de los mismos. En otras palabras, no siempre será posible materializar un proyecto. Es probable que en algunos casos no se cuente con los recursos necesarios para llevarlo a cabo. De allí la importancia de considerar la viabilidad o factibilidad de un proyecto.
1. Detección de necesidades y/o problemas
2. Investigación-diagnóstico de las necesidades y/o problemas:
¿Cuántos son los afectados? ¿Cuál es el origen o causas del problema? ¿Cuáles son las consecuencias? ¿Cuál es la prioridad? ¿Cuáles son las alternativas de solución?
3. Formulación y discusión del proyecto
4. Estudio de la factibilidad del proyecto
5. Ejecución del proyecto comunitario (ACCIÓN)
6. Evaluación del proyecto comunitario
Son las carencias, deficiencias o simplemente la falta de algún elemento indispensable para la calidad de vida y para el sano desenvolvimiento del colectivo.
deporte y la recreación.
- Ausencia de
En general un problema es una situación que requiere una solución. En el campo de la planificación se refiere a la discrepancia o diferencia entre una situación actual y una situación deseada, por ejemplo, la diferencia existente entre el número de viviendas disponibles y las que se requieren para satisfacer la demanda.
Concretamente en el ámbito comunitario, un problema es cualquier obstáculo, inconveniente, dificultad o situación negativa que afecta a una comunidad y que puede surgir de una necesidad o carencia de la misma.
Por ejemplo, la falta de drenajes de aguas servidas puede ocasionar un problema de contaminación ambiental y al mismo tiempo un grave problema de salubridad. Por otra parte, la falta de espacios adecuados para la actividad física, el deporte y la recreación puede originar sedentarismo en los miembros de la comunidad lo que a largo plazo produce obesidad y enfermedades cardiovasculares.
No obstante, existen problemas sociales que no pueden ser solucionados únicamente por miembros de la comunidad mediante un proyecto comunitario. Existen flagelos como la delincuencia y el comercio de sustancias ilegales sólo pueden ser enfrentados por el Estado a través de las autoridades competentes, por supuesto, con la ayuda de las comunidades. Así mismo, también existen problemas sociales que por el costo de la solución, escapan de las manos de los ciudadanos, por ejemplo la construcción de viviendas.
OBJETO DE ESTUDIO ¿ Cuáles son las causas que influyen en el ausentismo escolar?
En esta primera parte se aportan algunos conceptos básicos que hacen referencia al sentido que tiene el término “proyecto” y su concepción práctica: el guión memoria. Además, se hacen algunas sugerencias previas a la elaboración del proyecto que pueden facilitar la redacción de los contenidos del guió
1. EL PROYECTO DENTRO DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN.
La planificación es un proceso que busca la utilización de procedimientos y técnicas para conseguir una mejor organización y una mayor racionalización en la acción, y de esta manera, alcanzar determinados objetivos. En un proceso de planificación existen niveles diferentes, que especifiquen los cambios, los efectos y los resultados concretos que se quieren conseguir para modificar una situación determinada.
1.1. El plan.
Constituye el nivel máximo de estructuración y organización de la acción. Establece las grandes prioridades, las estrategias, los objetivos generales, las grandes previsiones presupuestarias, etc. Un plan expresas los efectos o los cambios generales que se quieren buscar con la actuación. Según la dimensión y el alcance, puede ser:
Según el territorio, supraestatal, estatal, autonómico o local. Por ejemplo, Plan de servicios sociales de La Rioja, Plan joven de Barcelona, Plan europeo de lucha contra el paro, etc.
Según el sector sobre el que actúa, se puede referir a un sector de población o a un sector temático. Por ejemplo, Plan nacional contra las drogas, Plan de apoyo a la tercera edad, Plan de atención a la infancia, etc.
Así mismo, la dimensión se puede referir a un ámbito más concreto. Por ejemplo, Plan de calidad del Ayuntamiento, Plan de fomento de la lectura de la Concejalía de Educación, Plan de ocupación de CCOO, etc.
Además, el concepto de “plan” se puede referir a la estrategia de actuación global de una institución, de una organización, de una entidad, de un servicio, de un departamento, etc. Por lo tanto, podríamos hablar de Plan de actuación de la asociación de mujeres emprendedoras o del Plan estratégico del Departamento de Recursos Humanos.
Los planes se plantean a medio y largo plazo y se concretan en una serie de programas interrelacionados, con unos objetivos específicos que aseguran el cumplimiento de los objetivos más genéricos del plan.
1.2. Los programas
Los programas integran el conjunto de acciones que desarrollan a la práctica el plan. Implican el nivel medio o táctico de la estructuración de la acción, entre el nivel estratégico que define el plan y el nivel operativo que señalarán los proyectos.
El programa marca los
objetivos específicos o, dicho de otra manera, los cambios o los efectos específicos que concretarán a la práctica los efectos o los cambios genéricos incluidos en los
objetivos generales del plan del que forman parte.
El programa implica un nivel más alto de concreción de la acción y una duración menor que la del plan. Además, el programa actúa sobre un ámbito específico, en un territorio determinado, en un término más breve, sobre un sector de población o un sector temático específico, a partir de la detección de unas necesidades y con unos recursos asignados. Por ejemplo, un plan de lucha contra el paro podría contener programas como estos:
Programa de fomento de la auto-ocupación y la creación de empresa.
Programa de calificación profesional para mayores de 45 años.
Programa de formación y ocupación para jóvenes.
Programa de inserción laboral de mujeres.
1.3.Los proyectos.
Los proyectos constituyen el conjunto de acciones interrelacionadas que desarrollan un programa. Expresan el nivel operativo del proceso de planificación y definen la actuación concreta que permitirá en la práctica inmediata conseguir unos objetivos operativos, con unos resultados concretos que asegurarán la consecución de los cambios y los efectos que pretende definir el programa del que forman parte.
El proyecto supone el nivel máximo de concreción de la acción y, por esto, se debe estructurar de una manera detallada y previendo los diferentes elementos que son necesarios para poder asegurar la obtención de unos resultados que sean mensurables.
Ejemplo : 1
Programa estadal de dinamización cultural para los jóvenes.
podría estar integrado por estos proyectos:
- Proyecto de actividades alternativas para la noche.
- Proyecto de creación de una coordinadora de grupos musicales.
- Proyecto de fomento de la lectura.
- Proyecto de apoyo para jóvenes creadores.
Ejemplo 2 Plan nacional educativo para la creación de proyectos comunitarios y socio productivos, (debemos tomar en cuenta que cada plantel presenta su propia realidad) podría estar integrado por los siguientes proyectos:
- Proyecto de sensibilización hacia el ambiente
- Proyecto de fomento de lectura
- Proyecto de creación de espacios culturales (danza, teatro, música)
- Proyecto de creación de espacios deportivos
1.4.Las actividades.
Los proyectos se concretan en un conjunto de actividades que aportarán unos productos y unos servicios determinados que asegurarán el alcance de los resultados concretos que se formulan con los objetivos operativos del proyecto. Las actividades se podrían considerar como el nivel productivo del proceso de planificación, en el cual se estipulan las actuaciones específicas, la asignación más detallada de los recursos materiales y de otro tipo, la asignación específica de los recursos humanos, etc.
Por ejemplo, un plan estratégico de una asignación podría estar integrado por diferentes programas, como: Programa de fomento de la participación social. Programa de difusión y conocimiento de la asociación en el barrio. Programa de financiación.
El programa de fomento de la participación social podría estar integrado por diferentes proyectos: Proyecto de creación de comisiones de trabajo. Proyecto de potenciación de la Asamblea. Proyecto de formación de los socios.
El proyecto de potenciación de la Asamblea podría contener estas actividades: Creación de un grupo de trabajo para tratar el tema. Encuesta de opinión sobre la Asamblea entre los socios. Análisis y valoración de resultados. Análisis y conocimiento de la situación de la Asamblea en otras asociaciones del barrio Campaña de difusión entre los socios.
1.5. Las tareas.
El nivel directamente ejecutivo de la planificación estaría integrado por las tareas, que
son las acciones concretas que se desarrollan para llevar a término las actividades. En el ejemplo anterior, la actividad de la Campaña de difusión entre los socios podría incluir estas actividades:
Actualizar la lista de socios. Buscar un diseñador. Diseñar un folleto sobre la importancia de la Asamblea. Enviar el folleto a los socios. Analizar y evaluar los resultados del envío.
1.6. Resumen.
En un proceso de planificación se establecen diferentes niveles de actuación, que van de mayor a menor. Un plan tendrá unos objetivos muy genéricos, que se concretan en una serie de programas con unos objetivos un poco más concretos, aunque todavía no estarían totalmente especificados. Cada programa estará integrado por diferentes proyectos, los objetivos de los cuales sí que estarían enunciados de una forma minuciosa y detallada. programa proyecto actividad tarea hace que, si consideramos el
La secuencia plan proyecto como una parte del proceso, sus objetivos serían de tipo operativo, y establecerían los resultados mensurables y cuantificables que se deberían conseguir. El programa del que se deriva
definiría los objetivos específicos, que indican los efectos o los cambios específicos que se quieren conseguir. El plan establecería los objetivos generales, que indican los cambios o los efectos más genéricos que se proponen con la planificación.
Las actividades y las tareas concretan la planificación en los niveles ejecutivos inmediatos e implican las acciones reales que se llevan a término. Es obvio que las actividades y las tareas se detallen en el momento de elaborar los proyectos y no se plantean cuando se formulan los diferentes niveles de la planificación. Si se han incluido en el cuadro ha sido para permitir una mejor visualización del proceso y para esquematizar todos los niveles, desde el más general hasta el más concreto.
2. EL PROYECTO COMO UNIDAD DE ACCIÓN ESPECÍFICA.
Ciertamente, la mayoría de los proyectos desarrollados por parte de las entidades o los técnicos deberían formar parte de programas concretos que a su vez desarrollasen planes, pero la realidad muestra que, aunque poco a poco se va introduciendo, la planificación no es, todavía, una metodología
de trabajo asumida mayoritariamente y, muchas veces, los proyectos se plantean como acciones autónomas que comienzan y finalizan en si mismas.
Por este motivo, podemos considerar funcionalmente también los proyectos como “unidades de acción específica”, que tienen sentido en si mismas y que no están obligatoriamente vinculadas a un proceso de planificación y, por lo tanto, no forman parte de un programa de referencia ni lo llevan a cabo. Un proyecto así entendido no es nada más que el avance anticipado de las acciones que se han de llevar a término para conseguir determinados objetivos, y puede tener dimensiones diferentes, más o menos grandes, dentro de unos límites razonables, claro.
En este sentido un proyecto sería: La acción de organizar y estructurar un conjunto de actividades y tareas. A partir del análisis, el conocimiento y el diagnóstico de la realidad. En un período de tiempo delimitado y en un área, un sector o un ámbito definidos. Mediante unas técnicas y unos métodos específicos. Utilizando una serie de recursos concretos, tanto humanos como infraestructurales, materiales, técnicos y financieros.
Que permiten alcanzar unos objetivos que modifiquen una situación de partida determinada. El guión que se desarrolla en las páginas siguientes debería servir, pues, tanto para elaborar un proyecto que formase parte de un programa como para hacerlo con un proyecto determinado sin relación con los niveles de planificación superiores. En ambos casos, un proyecto implica una actuación específica, que se desarrolla en un tiempo concreto y delimitado, que está directamente vinculado a una acción inmediata y que busca unos resultados mensurables que permitan alcanzar unos objetivos que modifiquen una realidad.
3. LOS CONTENIDOS DEL PROYECTO:
Si quieres hacer un proyecto debes reunirte con tu grupo, determinar lo que quieren hacer y responder el guión de memoria.
EL GUIÓN MEMORIA.
Un proyecto es algo más que una simple declaración de intenciones. El proyecto se elabora para desarrollarlo en la práctica, y esto implica que hay que pensar muy bien cuáles han de ser los aspectos que se deben prever y los contenidos concretos que abarcarán todos los niveles.
Para hacerlo, hay que plantearse una serie de preguntas a las que se les tratará de dar respuesta y que nos permitirán tener en cuenta todos los elementos del proyecto y disponer de una visión global de todo aquello que queremos
conseguir.
Cada pregunta expresa un aspecto concreto del proyecto, y todas juntas constituyen el guión memoria, que constará de una serie de datos identificativos y otros descriptivos, que tendremos que rellenar con todo cuidado antes de iniciar las acciones que permitirán desarrollarlo en la práctica.
Los datos descriptivos responden a las diferentes preguntas y son las siguientes:
DATOS DESCRIPTIVOS
DEL PROYECTO
1. ¿Cómo se identificará? Denominación
2. ¿Qué se quiere hacer? Descripción general
3. ¿Por qué se quiere hacer? Justificación
4. ¿Dónde se inscribe? Marco de referencia
5. ¿A quién se envía? Destinatarios
6. ¿Dónde se desarrolla? Ubicación y cobertura
7. ¿Qué se quiere conseguir? Objetivos
8. ¿Cómo se alcanzarían los objetivos? Actividades y tareas
9. ¿Cuándo se hará? Calendario
10. ¿De qué forma se hará? Organización y metodología
11. ¿Con qué se hará? Recursos
12. ¿Cuánto costará? Financiación y presupuesto
13. ¿Cómo se dará a conocer? Promoción y publicidad
14. ¿Cómo se valorará? Sistemas de evaluación
El guión memoria incluirá además los datos identificativos, que dan información básica sobre quién elabora el proyecto, quién es el responsable, y la institución, el servicio, el departamento, la asociación, la entidad, etc., que lo promueve.
GUIÓN MEMORIA DEL PROYECTO
1. DATOS IDENTIFICATIVOS
1.1 Datos de la asociación, la entidad, etc., que presenta el proyecto.
1.2 Datos del responsable de la asociación, la entidad, etc.
1.3 Datos de los autores del proyecto.
1.4 Datos del responsable del proyecto
2. DATOS DESCRIPTIVOS
2.1 Denominación.
2.2 Descripción general.
2.3 Justificación.
2.4 Marco de referencia.
2.5 Destinatarios.
2.6 Ubicación y cobertura
2.7
Objetivos
2.7.1 Generales.
2.7.2 Específicos
2.7.3 Operativos.
2.8 Actividades y Calendario.
2.9 Organización, funcionamiento y metodología.
2.10 Promoción y publicidad.
2.11
Recursos.
2.11.1 Materiales.
2.11.2 Infraestructuras y equipamientos
2.11.3 Técnicos.
2.11.4 Humanos.
2.12 Recursos económicos. Presupuestos.
2.13 Mecanismos y sistemas de evaluación.
Estos contenidos incluyen prácticamente todos los aspectos que se han de tener en cuenta a la hora de elaborar un proyecto. Si el proyecto se presenta a una instancia externa, es posible que se solicite alguna información que no conste en este guión, y que normalmente hacer referencia a los intereses concretos del lugar donde se presenta o la normativa que regula la presentación.
4. RECOMENDACIONES ANTES DE RELLENAR EL GUIÓN.
- Disponer de toda la información.
Conviene recopilar previamente todos los datos que después servirán para dar respuesta a los diferentes contenidos del guión. Es imprescindible conocer especialmente los recursos de los que se dispone, tanto los económicos como los materiales, los humanos, los técnicos, las infraestructurales, etc.
Hay que disponer de todos los datos, los indicadores, los conocimientos, la información, etc., que
nos permitan conocer a fondo la situación de partida que motiva el proyecto.
- Planificar la elaboración.
Es necesario
establecer un plazo concreto para elaborar el proyecto y un horario específico para hacerlo, así como disponer de un lugar concreto para hacerlo. Conviene que esté elaborado totalmente al menos dos semanas antes de la fecha establecida para entregarlo, para evitar las prisas de última hora.
Han de participar activamente en su elaboración todos los que posteriormente serán responsables de la ejecución práctica del proyecto.
El equipo se ha de organizar específicamente para la elaboración del proyecto definiendo las funciones y las tareas concretas que han de desarrollar los diferentes miembros.
- Plantearlo siempre con realismo.
Un proyecto implica siempre el
nivel operativo de la acción, por lo que se debe rehuir de formulaciones teóricas, maximalistas e irreales.
Se ha de elaborar
pensando siempre en la viabilidad, la coherencia, la adecuación a los recursos disponibles y, sobre todo, la posibilidad razonable de alcanzar los objetivos que se propongan.
- Tener cuidado en los contenidos.
Los contenidos de los diferentes puntos del guión han de ser claros, concisos y concretos.
Debe evitarse las grandes formulaciones teóricas, la “literatura” y las divagaciones. Se tienen que evitar las reiteraciones y se debe procurar que los contenidos sean creíbles y estén bien fundamentados. Se debe recordar que q
uien valorará el proyecto será un experto. Completar todos los puntos.
Todos puntos del guión son importantes.
Si, por alguna razón, alguno de los puntos no se puede rellenar, hay que indicar claramente que lo impide.
Cada punto debe incorporar sólo los aspectos esenciales. Si se quiere ampliar el contenido, se puede añadir la información complementaria en un anexo que se acompañará al proyecto.
- Unificar la redacción y tener cuidado.
Aunque en la elaboración del proyecto participen diferentes miembros del equipo que lo desarrollan, l
a redacción final debe ser uniforme. Por este motivo, hay que encargar al miembro del equipo más capacitado que se haga cargo de la redacción. Incluso, si es necesario, puede plantearse la necesidad de recurrir a la ayuda externa.
- Utilice el manual UPEL para orientarse en la redacción y elaboración de su proyecto
PARTE II. LOS CONTENIDOS DEL PROYECTO
Esta segunda parte desarrolla los contenidos de los diferentes datos descriptivos del proyecto. En cada apartado se hace un breve comentario sobre los contenidos básicos, se aportan algunas recomendaciones que pueden ser útiles y se exponen algunos ejemplos que pueden servir como
referente para rellenar el guión. Se ha obviado cualquier referencia a los datos identificativos, porque se ha pensado que normalmente no presentan ninguna dificultad y que dependen del tipo de proyecto y del destino que se le piensa dar.
1.1 DENOMINACIÓN.
¿CÓMO SE IDENTIFICARÁ EL PROYECTO?
El nombre del proyecto es más un dato identificativo que un dato descriptivo.
El nombre es el DNI del proyecto, la identificación que permite conocerlo en cualquier momento y situación, y aquí radica su importancia, sobre todo si se piensa en dar una difusión amplia entre la población y se quiere promocionar a través de los medios de comunicación o por otras vías.
También se usa un lema, una frase breve, que sea, si es posible, impactante y sugerente, que manifieste en sentido figurado el contenido básico de la acción que simboliza el proyecto. El lema se puede acompañar con un logotipo que complemente la denominación. Todo el conjunto compone la identidad visual del proyecto, que hace las funciones siguientes:
- Identificación, para reconocer el proyecto y a quien pertenece.
- Diferenciación, para distinguirlo de otros que actúen en ámbitos similares.
- Memoria, para asegurar la identidad visual permanecerá. Asociación, para asegurar la vinculación de la identidad visual y el contenido del proyecto.
Recomendaciones
A la hora de redactar este punto habría de tenerse en cuenta estos aspectos:
El nombre debe ser claro, breve y directo. La elección del nombre requiere pensar en los contenidos y en los objetivos fundamentales del proyecto Si la organización, la entidad, etc., que desarrolla el proyecto dispone de una imagen corporativa, conviene asociarla si es posible con la identidad visual del proyecto.
Se pueden llevar las sugerencias de otras personas ajenas al proyecto y requerir el asesoramiento de expertos. La elección del nombre y del logotipo se debe hacer en una sesión específica por parte de todo el equipo del proyecto y con una metodología adecuada.
La imagen del proyecto se debe de trasladar a la documentación, los informes, etc., que genere su desarrollo práctico y a toda la publicidad y promoción que se le de.
Ejemplos
Proyectos y lema
● “No estás solo”, proyecto de ayuda a domicilio para la tercera edad
● “Todos somos iguales”, proyecto de defensa de los derechos de los perros
● “Ironrock”, proyecto de festival de música heavy
Proyectos sin lema
● Proyecto de investigación de los arraigos históricos del barrio...
Asociación para la Defensa de la Identidad del Barrio (ADIBA)
● Proyecto de mejora de la calidad del servicio...
Servicio de Participación Ciudadana del Ayuntamiento de ...
● Proyecto de creación de un espacio de danza
Lema: La ciencia crea conciencia.
Título: Creación de club de ciencia en la U.E. Divina Providencia, parroquia Urimare año escolar 2016-2017
2.1. DESCRIPCIÓN GENERAL. ¿CÓMO SE PUEDE RESUMIR EL PROYECTO?
Este punto constituye la presentación del proyecto. Es el primer punto y permite que el lector consiga una idea aproximada. Es un resumen general, que expone las ideas fundamentales, los aspectos más innovadores y, en general, todo aquello que pueda despertar el interés para continuar leyendo elproyecto; se debe tener en cuenta que la primera impresión es en muchas ocasiones determinante.
La descripción debe tener una extensión máxima de unas doscientas palabras, y debe contener una breve referencia a los aspectos siguientes: Las razones que motivan el proyecto Las características de la situación o el problema de partida Los objetivos básicos y las actividades que se desarrollarán Los destinatarios, y los aspectos básicos del perfil.
El marco de referencia del proyecto
Recomendaciones
Los aspectos a tener en cuenta se expresan a continuación:
Redactarlo de una manera ágil, concreta y procurando evitar los elementos superfluos. La redacción debería despertar el interés del lector y hacer que tenga una idea general de aquello que se pretende.
Se ha de hacer una referencia explícita y bien resumida de los contenidos básicos del punto: algún aspecto significativo de la entidad, la asociación, etc., quien lo ha elaborado, la justificación, el marco de referencia, los objetivos fundamentales, las actividades, los destinatarios y la ubicación
del proyecto. Si el proyecto tiene algún elemento o aspecto innovador, habrá que destacarlo especialmente. La extensión máxima ha de ser de unas doscientas palabras.
3.1.JUSTIFICACIÓN. ¿POR QUÉ SE HACE EL PROYECTO?
La justificación expresa las razones fundamentales que motivan y argumentan el proyecto. Todos los proyectos, independientemente de su complejidad o importancia, obedecen a alguna causa, tratan de dar respuesta a una situación determinada, es decir, siempre tiene una justificación concreta.
La justificación es uno de los elementos más importantes de un proyecto, y ha de permitir al lector o a quien lo valore comprobar que está suficientemente fundamentado, que se conoce la situación de partida y que se ha hecho un diagnóstico minucioso. La situación inicial puede ser enormemente variada: una necesidad social no satisfecha, la mejora de un sector o un servicio determinados, la respuesta a una demanda explícita, la satisfacción de una reivindicación, la realización de una actividad lúdica, etc.
La justificación implica – sobretodo en los proyectos sociales – la evaluación de las necesidades, que comporta, en primer lugar, saber y poder identificar el problema y después analizarlo para entender la magnitud, la importancia, las razones que lo motivan, los sectores de población a los cuales afecta, etc. La justificación se puede asimilar a la fase de diagnóstico, en la cual se detecta el problema o la necesidad, se analiza la situación y se argumenta razonablemente la respuesta que se pretende dar.
3.2.OBJETIVOS
Hay que evitar los contenidos genéricos. Ha de estar bien redactado, de una manera clara y concreta. Conviene estructurar el texto de una manera secuencial, con los contenidos debidamente ordenados y separados. Si es necesario, se puede poner un subtítulo en cada una de las partes. Cuando se crea necesario se puede incluir un gran número de datos o ampliar los aspectos determinados; se pueden incorporar en un anexo los aspectos que, a pesar de que se consideren necesarios, no son fundamentales.
Es interesante incluir indicadores cualitativos y cuantitativos que demuestren objetivamente la necesidad de la actuación. Es importante especificar con claridad cuál es la importancia o la prioridad del problema o la situación y porqué se piensa que la alternativa que ofrece el proyecto es la adecuada para darle respuesta.
4.1. MARCO DE REFERENCIA. ¿DÓNDE SE INSCRIBE EL PROYECTO?
El marco de referencia es el contexto o el lugar específico donde se ubica el proyecto. Teóricamente, la mayoría de los proyectos deberían ser dependientes o estar integrados en un marco referencial superior, sobretodo los proyectos elaborados por organizaciones en general y, más concretamente, por asociaciones y entidades. Parecería lógico pensar que, cuando una asociación realiza un proyecto, obedece a una estrategia determinada, a un programa de mayor alcance, a un plan de actuación, a unas líneas estratégicas de actuación, a la misión, etc. La realidad, sin embargo, desmiente habitualmente esta hipótesis y muchas veces los proyectos se plantean como si fuesen unidades de acción en si mismas, aparentemente desvinculadas de otros ámbitos de actuación de la misma organización.
Ciertamente, pueden existir proyectos sin una vinculación orgánica o estructural, pero deberían ser pocos. Por esto, cuando se formula el proyecto es muy importante indicar con claridad si pertenece a una unidad superior, la desarrolla o si es coherente con alguna determinación específica adoptada previamente. Y esto tendrá una importancia clave a la hora de concretar los objetivos del proyecto; si, por ejemplo, forma parte de un programa, los objetivos deberán depender estrechamente del programa
en cuestión y el proyecto se deberá formular teniendo muy presente estos objetivos.
Marco de referencia
Un proyecto que pertenece a un programa, y este programa a un plan
Un proyecto dentro de un programa piloto
Un proyecto dentro de un convenio con una Administración
Un proyecto dentro de un programa anual de una entidad, un servicio, etc.
Un proyecto conjunto con otras entidades, servicios, etc.
Un proyecto que responde a un encargo concreto
Un proyecto que concreta un proceso de planificación estratégica
Etc.
Recomendaciones
Debemos escribir el nombre completo del programa, el lugar, el ámbito, la línea estratégica, etc., del cual depende el proyecto. Si no tiene una denominación definida, es importante escribir brevemente las razones por las que depende el proyecto. Se ha de señalar con claridad cuales son los objetivos del programa, el lugar o el ámbito del que depende
4.3.Ejemplos
PROYECTO DE CREACIÓN DE UN CONSEJO DE COMERCIO
Ayuntamiento de...
El proyecto lleva a la práctica una de las líneas estratégicas del plan de actuación municipal para este mandato, que señala literalmente como uno de los objetivos “la creación, el fomento y la consolidación de los órganos que favorecen y facilitan la participación de las entidades y permiten establecer marcos de cooperación entre el Ayuntamiento y el movimiento ciudadano en los diferentes sectores y ámbitos”.
PROYECTO DE MEJORA DE LA INFORMACIÓN Y DE LA COMUNICACIÓN
Asociación...
Como consecuencia de la planificación estratégica desarrollada hace 4 meses en la Asociación, se detectó en el análisis interno que uno de los factores más negativos y que más dificultaba una participación efectiva era el funcionamiento deficiente de los circuitos de información y comunicación. Por este motivo, se decidió elaborar el presente proyecto, como una actuación prioritaria para este año.
5.1.DESTINATARIOS. ¿A QUIÉN SE ENFOCA EL PROYECTO
5.1.1. Los destinatarios
Los destinatarios o la “población diana” son, obviamente, los receptores directos del proyecto. Pueden ser personas físicas consideradas individualmente, o grupos, colectivos específicos, etc. Además, los proyectos pueden tener como destinatarios directos personas jurídicas (asociaciones,
entidades, organizaciones, instituciones, servicios, etc.), infraestructuras y equipamientos, como son locales, instalaciones, etc., e incluso, normas o procedimientos, etc. Cuando un proyecto se dirige a la modificación de la actuación o a la situación de un servicio, de un equipamiento, de una organización, etc., para poder atender mejor a los usuarios podemos considerarlo como un proyecto instrumental; por ejemplo, proyectos de mejora de los sistemas de seguimiento y evaluación, de formación de cuadros, de modificaciones de las estructuras de organización y coordinación, de investigación, de calidad, etc.
Los destinatarios directos en estos tipos de proyectos serían el personal de las organizaciones o determinados procedimientos necesarios para alcanzar los objetivos, y los destinatarios indirectos serían los usuarios del servicio o la organización que sea. Los destinatarios indirectos serán, pues,
aquellos en quien repercute en última instancia un proyecto, aunque formalmente no se dirija directamente a ellos.
5.2 El perfil de los destinatarios
El perfil de los destinatarios directos está formado por las características cualitativas específicas o las variables que los identifican como población diana del proyecto, como puede ser la edad, el sexo, el estado civil, la situación económica, la situación laboral, el nivel de estudios, las problemáticas concretas, si es necesario, etc. El perfil dependerá del tipo de proyecto.
5.3. El número de los destinatarios
El número de los destinatarios determina el nivel cuantitativo. El número de los destinatarios reales indica a los que satisfacen el perfil de la población diana y reciben efectivamente el proyecto. El número de los destinatarios potenciales señala el de todos los que tienen un perfil similar al de la población diana y que, por lo tanto, en teoría serían susceptibles de recibir el proyecto, pero no son destinatarios.
5.4. La cobertura, las fuentes y la localización.
La diferencia entre el número de los destinatarios potenciales y el de los reales nos dará la cobertura o el porcentaje de los destinatarios a los cuales llegará el proyecto efectivamente. Las fuentes son los lugares de donde proceden los datos que cuantifican el número de los destinatarios, tanto los reales como los potenciales. Pueden ser propias o externas. Cuando no existen fuentes, o no se conocen, los datos que se indiquen en el proyecto serán datos estimativos. La procedencia y/o la localización expresan el lugar de origen o donde se ubican los destinatarios.
5.5. Los destinatarios que no sean personas físicas.
Si los destinatarios son personas jurídicas, por ejemplo, asociaciones, servicios u otros, igualmente hay que definir las características del perfil, el número potencial y real y la localización, la procedencia o la ubicación.
Recomendaciones
Hay que poner siempre el número de los destinatarios. Si no se sabe, se ha de indicar el número estimado o aproximado. Hay que señalar el número aproximado o estimativo de los destinatarios indirectos y su perfil básico, cuando existan y se considere que son importantes para el proyecto. Es importante especificar todos los datos del perfil que sean necesarios para definir la población diana.
Se han de indicar igualmente los rasgos definitorios del perfil de los destinatarios cuando no se trate de personas. Se ha de expresar la procedencia, la ubicación o el ámbito de los destinatarios si es una condición o una característica del perfil.
Conviene indicar si las fuentes de donde se han extraído los datos numéricos son propias o de otra procedencia.
Ejemplos
PROYECTO 1 “TODAVÍA HAY TRABAJO”
Proyecto de inserción laboral para parados mayores de 45 años.
Asociación...
Perfil
Personas:
Mayores de 45 años, y con más de dos años de paro, inscritos o no en la OTG
Usuarios de los servicios sociales del Ayuntamiento o de una entidad o una asociación del barrio. Con cargas familiares y unos ingresos anuales familiares de menos de 5.000 euros.
Procedencia
Residentes del barrio, al menos desde hace dos años
Número y cobertura
Reales (población diana) 216
Potenciales: 800
Cobertura del 27% sobre el total de los potenciales
Fuentes de los datos
OTG, Asociación X, Asociación Y, Servicios Sociales del Ayuntamiento y fuentes propias.
PROYECTO 2. PROYECTO DE FORMACIÓN DE COOPERANTES DE UNA ONG
Asociación...
Destinatarios directos
Perfil:
Cooperantes de la ONG
Mayores de 25 años
Sin experiencia de trabajo real previo
Procedencia
De las delegaciones de la ONG en Galicia
Número y cobertura
Real (población diana): 65
Potencial: 130
Cobertura del 50% del número de los potenciales
Fuentes de los datos
Fuentes de la misma ONG
Destinatarios indirectos
Serían los participantes en los diferentes proyectos de desarrollo que la ONG que se plantea llevar a
término en los próximos 3 años: cinco en América Latina y seis en África.
6. 1 UBICACIÓN Y ZONA DE INFLUENCIA. ¿DÓNDE SE DESARROLLARÁ EL PROYECTO?
“Ubicación” y “zona de influencia” (o cobertura) son dos conceptos que hacen referencia al lugar o los lugares concretos donde se desarrolla el proyecto y a las zonas que, aunque se encuentran más o menos alejadas del lugar, están influenciadas de una manera significativa por el desarrollo del
proyecto y, sobre todo, por sus resultados o las transformaciones que se derivan a diferentes escalas.
Ciertamente, un proyecto puede tener una localización física concreta y ninguna cobertura importante, pero en muchos casos sí que existe y conviene indicarla expresamente, por ejemplo, en el caso de prestación de un servicio. El proyecto se puede ubicar en un lugar determinado o en un área concreta y se puede desarrollar en lugares subsidiarios o complementarios; igualmente, conviene especificarlos de la manera más exacta que se pueda. Asimismo, se puede desarrollar en direcciones diferentes, etc.
No hace falta especificar exactamente donde se desarrollará cada una de las actividades que se realizarán para alcanzar los objetivos. Los conceptos “ubicación” y “zona de influencia” hacen referencia a la ubicación general del proyecto, al espacio físico donde se llevará a término en sentido global.
Recomendaciones
Se ha de indicar la dirección concreta del lugar o lugares donde se desarrollará el proyecto. Conviene señalar claramente cual es la zona de influencia, si existe. Es importante incorporar un croquis, un mapa o un plano, tanto de la localización como de la cobertura, así de esta manera se facilita la localización de la ubicación y de la zona de influencia.
Ejemplos
PROYECTO 1: proyecto de rescate de las raíces históricas de la comarca de ...
Asociación de Amigos de la Arqueología de...
Ubicación
Sede central: local de la asociación, calle...del pueblo de...
Trabajo de campo: pueblo de...y pueblo de...(mirar la localización concreta en el plano adjunto)
Zona de influencia
Toda la comarca de...
PROYECTO 2: Proyecto de creación del Centro de Atención a Inmigrantes en el barrio de...
Asociación para la No-Discriminación de...
Ubicación
Local de la asociación: calle.....número....código postal....
Sede del centro: calle.....número....código postal....
Zona de influencia
Influencia máxima: distrito X
Influencia media: distritos limítrofes con el distrito X (mirar plano)
7.1. OBJETIVOS. ¿QUÉ SE QUIERE CONSEGUIR CON EL PROYECTO?
Este apartado requiere una profundización más acentuada, ya que probablemente se trate del punto que más condiciona la viabilidad de un proyecto y que presenta más dificultades a la hora de elaborarlo. Los objetivos se deberán formular con mucho cuidado y con el conocimiento previo de la realidad y el análisis cuidadoso de la situación que se pretende modificar, y, sobretodo, conociendo muy bien los recursos disponibles.
7.1.1. Concepto de “objetivo “
Los objetivos constituyen el elemento primordial, el eje sobre el que giran los demás aspectos de un proyecto. Indican aquello que se quiere conseguir o los efectos y resultados que se esperan cuando se plantea un proyecto para modificar una determinada situación de partida. Expresan, a diferentes niveles de concreción, las acciones que se desarrollarán para dar esta respuesta.
En resumen, los objetivos indican: ¿Qué pretendemos hacer?
OBJETIVOS
¿Qué cambios queremos conseguir en la situación o el problema sobre los que actúa el proyecto?
¿Dónde queremos llegar, qué efectos y resultados queremos alcanzar?
¿Cuál es la situación o el objetivo a los que se trata de llegar?
Se podría decir que la viabilidad de un proyecto depende básicamente de la formulación correcta de los objetivos.
Por esto, deben ser:
- Coherentes: Han de estar de acuerdo con la misión y las finalidades de la organización, la institución o el grupo de donde sale el proyecto.
- Viables y realistas: Que se puedan llevar a termino.
- Motivadores: Orientados siempre hacia la acción real y práctica.
- Participativos: Elaborados, conocidos y aceptados por todos los que desarrollarán concretamente el proyecto y por la organización, la institución, el grupo, etc., que lo promueve.
- Adaptados a los recursos: Coherentes con las disponibilidades reales a todos los niveles.
- Evaluables: Es decir, que se puedan medir para saber si se han conseguido o no.
7.2. Los objetivos según el nivel de planificación.
Los objetivos son diferentes y dependen del mayor o menor nivel de concreción con que se formulen. El nivel de concreción dependerá del nivel de planificación del cual se parte. La concreción se puede establecer en tres niveles, de menos a más. Por lo tanto, habría, en general, tres tipos de objetivos:
- De nivel genérico, que expresan cambios o efectos genéricos o globales.
- De nivel medio, que expresan cambios o efectos más concretos.
- De nivel concreto, que expresan resultados concretos y mensurables.
Ya se habían descrito los diferentes niveles de la planificación en la primera parte, cuando se situaba el proyecto como una parte de un programa en el proceso de planificación.
Recordando lo que allí se manifestaba, un plan tendrá unos objetivos muy genéricos, que se concretan en un conjunto de programas con unos objetivos un poco más concretos, aunque todavía no estarían totalmente especificados. Cada programa estará integrado por diferentes proyectos, los objetivos de los cuales estarán enunciados de una manera minuciosa y detallada. Para conseguir los objetivos del proyecto se desarrollarán diferentes actividades, integradas por tareas.
En este sentido de “ proyecto “ como una parte de un conjunto integrado por niveles de entidad superior, el plan y los programas establecerían la misión y los objetivos estratégicos; los programas, los objetivos específicos; y los proyectos aportarían los objetivos más concretos, los operativos, que
plasmarían en la práctica la planificación y la programación.
Un esquema de planificación sería este:
Nivel Estratégico
Nivel Táctico
Nivel Operativo
PLAN OBJETIVOS DE NIVEL GENÉRICO
(Efectos y cambios generados)
OBJETIVOS DE NIVEL MEDIO PROGRAMA PROYECTO
(Efectos y cambios específicos)
OBJETIVOS DE NIVEL CONCRETO
(Resultados Observables)
7.3. Los tipos de objetivos de un proyecto según los niveles de concreción.
Si consideramos ahora un proyecto como una unidad de actuación, podemos formular tres tipos diferentes de objetivos según el nivel de concreción - objetivos generales, objetivos específicos y objetivos operativos - con las características que presentamos a continuación:
Objetivos generales:
Expresan el propósito central del proyecto o la declaración de intenciones del proyecto. No indican resultados concretos, sino los efectos generales que se quieren conseguir con el proyecto.Están poco concretados. Pueden admitir diversas interpretaciones y no hacen referencia a una acción mensurable directamente mediante indicadores.
Objetivos específicos:
Señalan los pasos que hay que dar para conseguir los objetivos generales.
Han de ser coherentes con los objetivos generales, de los que derivan.
Expresan un nivel más grande de concreción, aunque todavía no explicitan conductas o acciones directamente mensurables por medio de indicadores.
Indican los efectos específicos que se quieren conseguir una vez desarrollado el proyecto.
Objetivos operativos o metas:
Desarrollan y concretan los objetivos específicos.
Sólo admiten una interpretación, es decir, si diferentes personas los leyesen tendrían que entender lo mismo.
Son siempre cuantificables y mensurables mediante indicadores.
Expresan los resultados inmediatos de la acción, es decir, son directamente verificables, y aseguran el cumplimiento de los efectos que se quieren conseguir con los objetivos específicos.
7.4. Niveles de objetivos que hay que formular en un proyecto.
No existe un único criterio que estipule los niveles de objetivos que hay que formular para desarrollar un proyecto. Tampoco entre los diferentes autores no existe unanimidad. Por lo tanto:
- Algunos recomiendan formular los objetivos en tres niveles: Generales, específicos y operativos o metas.
- Otros manifiestan que con dos niveles, generales y específicos o generales y concretos, es suficiente, y entonces las metas cuantifican los objetivos específicos.
- La formulación de dos o tres niveles sólo dependerá del mayor o menor nivel de abstracción con que se haga la formulación de los objetivos mas genéricos.
Por otro lado, la mayoría de los guiones que se han de emplear cuando se quiera acceder a una ayuda o subvención solicitan en el apartado de objetivos que se formulen los generales y los específicos, y, además, que se expresen los resultados que se esperan. Cuando no existe un guión
concreto, habitualmente se pide que se señalen los objetivos, sin especificar nada más.
Si el proyecto pertenece a un programa, es evidente que los objetivos del proyecto tendrán que desarrollar los del programa del que depende, y su nivel de concreción dependerá de la manera como estaban formulados los objetivos del programa. Ya se había indicado anteriormente, pero, que la
planificación sistemática de la actuación de una entidad, una asociación, un grupo, etc., no es un proceso genéricamente asumido, por lo cual la mayoría de los proyectos se entienden como una unidad de acción en sí mismos, y la vinculación estructurada con un programa de referencia no resulta habitual.
Definir dos o tres niveles de objetivos en un proyecto dependerá del tipo de proyecto y del mayor o menor grado de abstracción de los objetivos generales. Por lo tanto
- Tres niveles: si los generales son muy abstractos, será difícil pasar directamente al nivel más concreto de los objetivos operativos o metas, que son cuantificables. Por esto, será necesario un nivel medio, el de los objetivos específicos.
- Dos niveles: los generales, aunque son genéricos, son menos abstractos y se pueden concretar directamente en los del nivel siguiente, los específicos. En este caso, los objetivos generales equivaldrían a los específicos cuando se formulan en tres niveles y los específicos harían la función de los operativos.
OBJETIVOS 3 NIVELES
Generales, específicos y operativos o metas.
2 NIVELES
Generales y específicos.
DEPENDE DEL MAYOR O MENOR NIVEL DE CONCRECIÓN DE LOS OBJETIVOS GENERALES DEL PROYECTO
Y por lo tanto, hay que tener en cuenta que:
Cada nivel de objetivos siempre desarrolla y concreta el nivel inmediatamente superior Cuanto más genérico sea el nivel, menos concreto será el objetivo Siempre hay que formular en un proyecto los objetivos más concretos, que expresen los resultados que se quieren conseguir y que se puedan cuantificar
7.5. La estructura básica de los objetivos.
Una buena formulación de objetivos es fundamental para asegurar la viabilidad del proyecto. Unos objetivos bien formulados permiten garantizar la coherencia del proyecto, definir las actividades que los concretarán en la práctica, prever los recursos necesarios y, sobretodo, poder hacer la evaluación y el seguimiento del proyecto y de los resultados, para poder analizar en qué medida han servido para dar una respuesta efectiva a la situación inicial.
La estructura básica de un objetivo es una oración enunciativa simple con estos elementos.
- Verbo en infinitivo: expresa la acción que se quiere desarrollar.
- Objeto directo: indica el objeto de la acción.
- Complementos circunstanciales: modifican el verbo, indicando aspectos específicos de la acción, como el lugar, la cantidad, la manera, el tiempo, etc.
7.5.1 Los verbos.
Según cual sea el nivel de concreción de los objetivos, los verbos que se utilizan normalmente varían. Para expresar los objetivos más genéricos se utilizan habitualmente verbos más abstractos, que se puedan prestar a interpretaciones diferentes y que indiquen una acción que no es directamente mensurable.
Ejemplos de verbos genéricos
Favorecer, consolidar, estimular, orientar, ayudar, mejorar, conocer, fomentar, dinamizar, analizar, evaluar, impulsar, promocionar, prevenir, potenciar, velar por, promover, concienciar, etc.
Ejemplos:
- Favorecer el conocimiento y la difusión de la cultura autóctona.
- Prevenir el consumo de alcohol entre los jóvenes.
- Potenciar los recursos de inserción dirigidos a las mujeres.
Favorecer, prevenir y potenciar son verbos que expresan voluntades generales, intenciones de fe, efectos y cambios que se prestan a interpretaciones diferentes y corresponden a objetivos generales,difíciles de evaluar.
Sería necesario formular objetivos derivados, más concretos y cuantificables, para poder hacerlo. Los verbos siguientes ayudarían a formular estos objetivos más concretos o metas, que señalarían resultados cuantificables.
Ejemplos de verbos concretos:
Aumentar, incrementar, disminuir, mantener, realizar, hacer, conseguir, organizar, obtener, constituir, crear, comprobar, calcular, resolver, enumerar, dar, etc.
Ejemplos:
- Aumentar el número de participantes en el curso de un 10% respecto al año anterior.
- Conseguir una financiación externo del 45% del presupuesto.
- Crear cinco puestos de trabajo en la asociación en el término de un año.
Aumentar, conseguir y crear expresan en estos objetivos acciones que se pueden evaluar porque están cuantificadas, y el verbo facilita la cuantificación. En los tres objetivos se expresan acciones que se
podrían interpretar de la misma manera, independientemente de la persona que los lea.
7.5.2. El objeto directo.
Indica cual es el objeto específico de la acción que expresa el verbo. De la misma manera que sucede con el verbo, el objeto directo se va perfilando a medida que el objetivo se va definiendo con menos ambigüedad.
Ejemplos:
o Mejorar la calidad de vida de la tercera edad.
o Potenciar la autoestima entre los usuarios del servicio.
o Difundir las posibilidades de acceso a un hábitat tutelado.
o Favorecer las expresiones artísticas de los jóvenes del barrio.
o Disminuir el índice de conflictividad en las aulas de bachillerato.
o Incrementar en el 18% respecto del año pasado el numero de visitas al museo, en el término de seis meses.
Los complementos circunstanciales se verán en el apartado siguiente.
7.6. La formulación de los objetivos más concretos.
Ya se ha recalcado repetidamente que en cualquier proyecto se han de formular obligatoriamente objetivos con un nivel de concreción que exprese los resultados concretos que se quieren conseguir. Es decir, se ha de poder cuantificar siempre para poder establecer los indicadores correspondientes que faciliten la evaluación de los resultados del proyecto.
Si se formulan tres niveles de objetivos, los objetivos más concretos serán los operativos. Si se formulan solamente dos niveles, serían los específicos.
La formulación de objetivos concretos ha de incorporar en su redacción complementos circunstanciales que indiquen cuanto se quiere conseguir con el objetivo, el periodo de tiempo en que se quiere conseguir y el lugar, el ámbito o el espacio donde se quieren conseguir los resultados.
OBJETIVOS MÁS CONCRETOS.
¿CUÁNTO?
¿En qué cantidad?
¿CUANDO?
¿En que periodo de tiempo?
¿DONDE?
¿En qué lugar, ámbito o espacio?
“Cuanto se quiere conseguir” se puede expresar como un número absoluto, un porcentaje o una modificación creciente o decreciente de la dimensión de partida.
Número absoluto: Conseguir al menos veinte nuevos socios...
Porcentajes: Conseguir que el 70% de los participantes...
Modificación creciente: Incrementar el 10% respecto de ...
Modificación decreciente: Disminuir el 20% el total de...
“Cuando se quiere conseguir” se puede expresar en un término concreto, una fecha fija o en un periodo determinado.
Fecha fija: realizar el 10 de marzo...
Término concreto: conseguir que antes del 23 de octubre...
Periodo determinado: disminuir en un periodo máximo de seis meses...
“Donde se quiere conseguir” se puede expresar indicando el lugar, el ámbito concreto, la procedencia, el espacio, etc.
Definir el plan de comunicación de la asociación antes de un año...
Aumentar el 25% las ayudas a los usuarios del servicio en el término de seis meses.
Disminuir el 30% los robos en el barrio en un año...
Hay que procurar formular en el objetivo operativo los complementos circunstanciales que indiquen el tiempo y el lugar. En todo caso, Siempre se ha de especificar “CUANTO“
Ejemplos:
Aumentar el 50% respecto del año anterior el número de participantes en el seminario, procedentes del barrio y en un periodo de tres meses.
Construir la Coordinadora de Entidades, con al menos el 35% de las entidades del distrito antes del mes de junio de 2003.
Conseguir que se presenten al concurso de cuentos un mínimo de veinte obras, después de un periodo de promoción de seis meses.
7.7. Las “Metas“como una cuantificación de los objetivos.
Tal como ya se ha mencionado antes, no existe un criterio único a la hora de nombrar los objetivos. A veces se diferencia entre el concepto de “objetivo” y el de “meta“: Los objetivos indicarían los efectos o los cambios, de mayor o menor entidad según cual sea el nivel de concreción.
Las metas indican la cuantificación de los objetivos, es decir, los resultados concretos y mensurables que se quieren conseguir con los objetivos.
Ejemplo:
Objetivo general
Mejorar la calidad de vida de los ancianos que viven solos en pisos.
Objetivos específicos
Conseguir una mayor autonomía personal de los ancianos.
Potenciar los espacios de comunicación y de integración social.
Metas
Incrementar el 25% respecto del año 2002 el número de ancianos que tienen dispositivo de alarma en su domicilio, en un periodo de ocho meses.
Formar treinta voluntarios para atender personalmente a los ancianos, antes de junio.
Conseguir que el 30% de los ancianos participen al menos en cinco actividades sociales de los locales sociales de jubilados en un trimestre.
Tal como se puede comprobar, el concepto de “meta“ es similar al de “objetivo operativo“, cuando los objetivos se formulan en tres niveles, y al “objetivo específico“, cuando se formulan en dos niveles.
Recomendaciones
En el momento de redactar los objetivos, y resumiendo todo lo que se ha dicho hasta ahora, habría que tener en cuenta los aspectos siguientes:
1. Deben redactarse de forma clara, breve y concisa.
Se ha de mantener siempre la estructura gramatical básica de: Verbo en infinitivo + Objeto directo + Complementos circunstanciales
Conviene evitar las introducciones o las explicaciones complementarias, como “considerando la falta de recursos de las familias, conseguir...” o “potenciar los espacios de relación... para la mejora de la calidad de vida”.
Se debe obviar expresiones que manifiesten ambigüedad o inconcreción.
Por ejemplo, “buscar recursos de... tan pronto como se pueda” o “renovarla metodología de trabajo de una forma adecuada”.
Es importante expresar una sola acción en cada objetivo (un solo verbo)
Se ha de procurar utilizar los verbos adecuados según el nivel de concreción de los objetivos (abstractos o concretos)
2. Se han de diferenciar claramente los niveles de los objetivos. Si es posible, se debe formular en tres niveles: generales, específicos y operativos o metas.
Conviene tener en cuenta que formularlos en dos o tres niveles depende únicamente del mayor o menor nivel de los generales.
Se debe recordar que si se formulan en dos niveles, generales y específicos, los objetivos específicos equivalen a los operativos o metas cuando se hace en tres niveles. Conviene no olvidar que, en todos los casos, los objetivos de nivel más concreto que indican los resultados previstos se deben poder cuantificar y evaluar mediante indicadores específicos.
Si el proyecto se enmarca en un programa determinado, es necesario:
- Indicarlo expresamente y señalar cuál es el programa.
- Enunciar los objetivos del programa de los que depende el proyecto.
- Hacer que los objetivos del proyecto concreten los del programa.
Si el proyecto desarrolla una línea estratégica concreta, o cualquier otro marco de referencia, que establezca unos objetivos determinados, se debe actuar de la misma manera que si perteneciera a un programa.
Se ha de pensar el número de objetivos que hay que formular.
Los objetivos generales expresan las ideas fundamentales del proyecto, por lo que debería ser suficiente con formular entre uno y tres (aunque se pueden formular más). Esto dependerá de:
- El abastecimiento y la complejidad del proyecto.
- El mayor o menor nivel de concreción con que están formulados. Si son muy genéricos, habrá que formular menos que si son más concretos.
Hay que tener en cuenta que los objetivos han de ser compatibles entre sí y han de estar priorizados según su importancia.
Los objetivos generales se concretarán en objetivos específicos, por lo que, si se formulan muchos objetivos generales, habrá que tener en cuenta el número de específicos de los que se derivarán.
Lo mismo sucede en el momento de formular los objetivos operativos, que concretan los específicos y expresan los resultados. Su número dependerá de los específicos. En resumen, hay que pensarlo muy bien y adaptar el número de objetivos a las necesidades del proyecto y a las posibilidades reales de consecución. Hay que redactarlos y formularlos con mucho cuidado. Los objetivos más genéricos son una declaración de intenciones que busca conseguir determinados cambios o efectos, de mayor o menor nivel según la concreción con que estén formulados, por lo
que se prestan a interpretaciones diversas y, si los leyesen dos o más personas, pueden entender cosas diferentes.
Los objetivos más concretos, que serán los específicos si se formulan a dos niveles y operativos o metas si se formulan a tres niveles, expresan los resultados inmediatos que hay que conseguir para asegurar en la práctica la consecución de los objetivos. Por esto, solamente estarán correctamente
formulados y redactados si al leerlos dos o más personas entienden exactamente lo mismo.
Por esto, hay que redactarlos siempre:
- Con un verbo que indique una acción concreta.
- Con un objeto directo que indique a quien se dirige la acción.
- Con un complemento circunstancial que indique claramente la cantidad que se quiere conseguir (cuanto).
- Con un complemento circunstancial, si es posible, que señale el tiempo en que se quiere conseguir los resultados (cuando).
- Teniendo en cuenta, si es posible, el ámbito donde se quieren conseguir (donde). Hay que tener en cuenta que la formulación y la redacción de los objetivos más concretos ha de permitir la formulación de los indicadores que permitirán evaluar en qué nivel se han conseguido los objetivos y valorar la eficacia del proyecto.
Ejemplos.
Proyecto 1: “Todavía estas a tiempo “.
Proyecto de mejora de la situación laboral de los parados mayores de 45 años.
Servicio de Ocupación del Ayuntamiento de...
Marco de referencia
El proyecto se enmarca dentro del Programa de inserción laboral de personas con dificultades especiales (incluye proyectos dirigidos a diversos colectivos de parados, como: jóvenes, mujeres, inmigrantes, personas mayores de 45 años, etc.).
Objetivo del programa de referencia respecto a la inserción laboral de los parados mayores de 45 años (efectos o cambios generales).
Favorecer la incorporación al mercado laboral de los mayores de 45 años que haga más de dos años que están desocupados y que tengan problemáticas añadidas.
Objetivos específicos ( Efectos o cambios específicos )
Favorecer cambios cualitativos en la actitud respecto al trabajo.
Impulsar la formulación y el reciclaje profesional.
Aumentar las capacidades personales y el nivel de autoestima.
Potenciar un mejor conocimiento del mercado de trabajo y de las técnicas de búsqueda de empleo.
Definir itinerarios de inserción personalizados.
Objetivos operativos o metas (Resultados que se esperan ).
Conseguir que el 90% de los veinte participantes manifiesten una actitud positiva y activa respecto al trabajo un mes antes de la fecha de finalización del proyecto.
Conseguir que por lo menos el 75% de los participantes que lo necesiten definan o reestructuren su perfil profesional ocho meses después del inicio del proyecto.
Conseguir que el 75% de los participantes obtengan al menos una calificación de apto en un curso de formación que se impartirá, con una duración de seis meses.
Asegurar que el 100% de los participantes que hayan superado el curso definan su itinerario de inserción.
Comprobar que el 100% de los participantes que hayan superado el curso busquen efectivamente trabajo al menos en cinco puestos diferentes, un mes antes de acabar.
Conseguir que al menos el 50% del total de participantes obtengan un trabajo efectivo antes de finalizar el proyecto.
Etc.
NOTA: Algunos de estos objetivos operativos requerirán previamente establecer indicadores cualitativos específicos para poder medir algunos resultados que se esperan, como “una actitud activa y positiva“. Es decir, se han de establecer previamente los criterios o los elementos que nos permitan definir conceptualmente y concretar el sentido de los términos utilizados ( ver el apartado de evaluación )
8. ACTIVIDADES Y CALENDARIO.
¿CÓMO SE CONSIGUEN LOS OBJETIVOS?
Las actividades son la unidad mínima de planificación e indican el nivel máximo de concreción de la actuación de un proyecto. Están integradas por un conjunto de tareas, que constituyen el nivel ejecutivo inmediato del proyecto y que implican acciones específicas sin que se puedan considerar unidades de planificación.
PLAN PROGRAMAS PROYECTOS ACTIVIDADES TAREAS
Nivel Nivel Nivel Nivel Acciones
Estratégico Táctico Operativo Ejecutivo Concretas
8.1.1. Los resultados: Productos y servicios.
Las actividades suponen el nivel productivo de un proyecto y expresan las actuaciones prácticas que, mediante un conjunto de recursos previstos y con un calendario prefijado, se desarrollan para conseguir los objetivos. Por tanto, el desarrollo de las actividades es en la práctica un proceso de producción que genera unos resultados concretos, en forma de productos y servicios.
Los conceptos de “producto” y de “servicio” tienen una significación diferente. Por lo tanto:
Producto: resultado tangible y material de una actividad. Por ejemplo, un boletín, un equipamiento, la mejora física de un local, tickets para el transporte, etc.
Servicio: prestaciones para satisfacer necesidades, muchas veces intangibles. Por ejemplo, tratamientos clínicos, formación y asesoramiento, servicios personales en general, mejora de la calidad, etc.
ACTIVIDADES
Proceso de producción
PRODUCTOS Y SERVICIOS
Resultados materiales ( Objetos tangibles )
Prestaciones ( Satisfacción de necesidades )
El concepto de “Producto” se presta a confusión y muchas veces se equipara al de resultados, los efectos o los cambios que se quieren conseguir con los objetivos. De hecho, cuando se presenta un proyecto para solicitar una ayuda o una subvención a veces se solicita en el guión que se especifiquen
“los productos y los servicios que se obtendrán con el proyecto “.
Por esto, es muy importante entender que:
1.- Los productos y los servicios son los resultados concretos que se obtienen cuando se desarrolla una actividad.
2.- Los efectos o los cambios son las consecuencias que se obtienen cuando se utilizan los productos y los servicios para conseguir los objetivos.
Son los resultados concretos de las actividades
PRODUCTOS Y SERVICIOS
Sirven para conseguir los efectos de los objetivos
Ejemplo.
El objetivo general de un proyecto es “mejorar la calidad del servicio X” y tiene, entre otros, estos dos objetivos operativos o metas. Conseguir que el 70% de los vecinos conozcan el servicio X en un periodo de seis meses. Incremento de al menos el 15% del número de usuarios del servicio respecto al año anterior, antes de marzo de 2003.
Entre otros, se plantea como una de las actividades “la realización de una campaña de difusión entre los vecinos del barrio”.
Los productos y los servicios derivados de las actividades podrían ser:
o 1.500 trípticos de publicidad.
o 900 cartas de presentación.
o 10 sesiones informativas a los vecinos.
o 6 anuncios en la prensa local.
o 2 espots en la televisión local.
Los efectos o los resultados serían, según especifican los objetivos operativos, los siguientes.
o El número de vecinos que conocen el servicio.
o El número de nuevos usuarios.
Y se conseguirían como consecuencia de aplicar en la práctica los productos y los servicios derivados
de las actividades.
8.2. Enumeración y relación de las actividades.
Tal y como ya se ha señalado en el punto anterior, para asegurar la consecución de los objetivos de un proyecto hay que plantearse una serie de actividades que concreten en la práctica la manera de cómo se obtendrán los resultados que se esperan conseguir y que se cuantifican por medio
de los objetivos operativos o metas.
Para hacer una relación de las actividades que se habrán de realizar, hay que tener en cuenta los elementos siguientes:
1. Se han de escoger aquellas actividades que vayan mejor para conseguir los objetivos operativos. Es decir, hay que escoger entre las diferentes posibilidades que pueden plantearse para conseguir los efectos o los cambios que se quieren con el proyecto.
2. Las actividades se han de ordenar temporalmente mediante un calendario. La ordenación quiere decir, además, que las actividades estén bien sincronizadas e interrelacionadas, ya que en muchos casos se desarrollan totalmente o en parte en un mismo periodo.
3. Hay que conocer bien de qué recursos se dispone para realizar las actividades, tanto materiales como técnicos, infraestructurales, humanos, etc.
4. Así mismo, es imprescindible calcular bien los costes económicos, elaborar el presupuesto y ver si se dispone de la financiación correspondiente.
5. Las actividades se han de plantear siempre con un criterio de realismo que permita asegurar la viabilidad.
6. Hay que prever y sistematizar las tareas que serán necesarias para desarrollar las actividades.
7. El número de actividades dependerá de la complejidad del proyecto. En todo caso, se ha de procurar plantear sólo las que se consideran fundamentales.
8.3. Calendarización de las actividades: el cronograma.
Además de indicar las actividades que se llevarán a cabo para conseguir los objetivos, hay que establecer cuál será el calendario concreto para desarrollarlas.
La ordenación temporal de las actividades:
Nos dará una visión global del proyecto y del estado de su ejecución.
Servirá para hacer el seguimiento y la evaluación continua del proyecto, teniendo en cuenta que se deberán introducir los cambios o los ajustes necesarios.
Ayudará a racionalizar el trabajo y establecer un ritmo razonable.
Facilitará la adecuación de los términos asignados a cada actividad.
8.3.1. Características del cronograma o diagrama de Gantt.
Para temporalizar las actividades existen diferentes técnicas gráficas, entre las cuales, la más utilizada en proyectos que no tengan una excesiva complejidad, se denomina cronograma o diagrama de Gantt, que en esencia es una planificación en forma de matriz de doble entrada, en la que las filas sirven para indicar las actividades que se desarrollarán para conseguir los objetivos y las columnas se utilizan para especificar los términos de tiempo concretos de duración de cada una de las actividades.
Para hacer más comprensible las actividades y ordenarlas mejor, la relación se puede hacer agrupándolas en diferentes fases o etapas, que servirán para expresar el momento en que se encuentra la actividad. Por ejemplo, se puede plantear una fase previa, una fase de documentación, una fase de
elaboración, una fase de ejecución, una fase de evaluación, etc. La agrupación de las actividades por fases o etapas se hace normalmente cuando el número de actividades del proyecto es suficientemente grande o se estructura en momentos claramente diferenciados.
Aunque mantienen una estructura básica similar, hay diversas maneras de dibujar el gráfico, según la complejidad del proyecto o los datos complementarios que se quieran incorporar. En todos los casos hay que señalar el objetivo o los objetivos, preferentemente los operativos o metas, con los cuales se relacionan las actividades.
La forma más completa es la que ordena las actividades temporalmente subdividiéndolas por fases o etapas; además, incorpora una columna para especificar quien es el responsable de cada actividad, si se sabe.
Aquí se supone que el calendario es de un año. En realidad, se deberá adaptar a la duración real del proyecto, que puede ser menor. Más de un año, sin embargo, parece un periodo muy dilatado para las actividades que normalmente se desarrollan en los proyectos que no son muy complejos. Así mismo, y si conviene, los meses se pueden subdividir en semanas, para visualizar mejor la duración de cada actividad.
La duración de cada actividad se marca con una línea que comienza en el momento que se piense iniciar la actividad y finaliza cuando se prevé que se acabará. Normalmente, si no se tiene nada clara la duración, se deja un pequeño margen por ambos extremos, para prever posibles demoras. En
todo caso, el margen nunca puede exceder de la fecha máxima en la que ha de comenzar o acabar obligatoriamente.
El cronograma puede ser de gran utilidad para hacer el seguimiento y la evaluación del proceso del proyecto, ya que permite tener en cada momento una idea clara de la manera como se van desarrollando las actividades y si se van cumpliendo los plazos previstos. En caso contrario, se pueden introducir las modificaciones que sean necesarias.
El cronograma de tareas.
La dimensión tan concreta de las tareas hace que muchas veces figuren nada más en el plan de trabajo personal de los técnicos o de las personas encargadas de realizarlas. No obstante, es conveniente plantear un cronograma de tareas, en los casos de actividades complejas, en las cuales
las tareas se deban repartir entre muchas personas, etc. o cuando se quiera llevar un control detallado de la actividad, etc.
Recomendaciones.
Antes de trasladar al cronograma las actividades, hay que hacer un ejercicio de reflexión que permita conocer con exactitud todos los elementos que se incorporarán. Las recomendaciones siguientes facilitarán esta reflexión.
1.- Hay que redactar las actividades de una manera clara y breve.
Sólo se ha de enunciar el nombre de la actividad, de manera que permita identificarla con claridad. Conviene empezar siempre por un sustantivo, ya que la actividad es la traslación en la práctica de las acciones que indican los objetivos operativos o, dicho en otras palabras, la manera cómo se conseguirán los objetivos.
La razón para recomendar el uso de un sustantivo es diferenciar actividad y objetivo, que siempre comienza por un verbo para indicar una acción. La actividad es la forma de cómo se concretará la acción en la práctica.
Ejemplo
Objetivo operativo: Conseguir el 30% de financiación del curso de formación en el año 2003.
Actividades derivadas:
Captación de patrocinadores entre las empresas de la zona.
Venta de los artículos elaborados en el curso de formación de este año.
Etc. Tal como se puede ver, los sustantivos se derivan de la acción (captar, vender). Queda claro que las actividades se podrían expresar también con los verbos, pero el uso de los sustantivos permite, como ya se ha dicho, que no se confundan con los objetivos.
2.- Hay que pensar por anticipado las actividades.
Es importante confeccionar la relación de las actividades y ordenarlas cronológicamente. Se ha de tener clara la secuencia temporal entre las actividades, es decir, cuando empiezan y
cuando acaban. Si es difícil saber la duración exacta, habrá que dejar un margen razonable, tanto para lo que respeta a la fecha de inicio como para la de finalización.
El momento de inicio y de finalización de cada actividad dependerá sobretodo de la disponibilidad de los recursos necesarios para desarrollarla. Habrá actividades que se desarrollen a la vez, otras se iniciarán cuando la anterior todavía no esté acabada, o podrá suceder que una actividad no pueda empezar hasta que otra concreta no haya finalizado, porque de ella depende.
3.- Hay que especificar los objetivos y los responsables.
Es importante indicar expresamente el objetivo o los objetivos a los cuales hacen referencia las actividades.
Adjudicar la responsabilidad de cada actividad a personas o grupos concretos que desarrollen el proyecto.
4.- Hay que estructurar bien el calendario. Se ha de indicar siempre el tiempo total que durarán las actividades, y subdividirlo en meses, semanas o incluso días, dependiendo de la duración total y del nivel de concreción temporal que se quiera.
Conviene expresar, si existieran, las diferentes fases del desarrollo de las actividades, y agrupar las actividades según las fases.
Hay que numerar las actividades, comenzando por el 1 para la primera que se realizará. La numeración puede ser correlativa hasta la última o bien por fases.
5.- Se ha de marcar gráficamente el calendario de las actividades.
Hay que dibujar una raya ancha, en un color que destaque y la haga bien visible, desde la fecha de inicio de la actividad hasta la de finalización, para especificar la duración. Conviene remarcar con algún grafismo especial las fechas o los periodos de tiempo concretos del calendario que se quieran destacar porque se consideren especialmente importantes.
6.- El cronograma de tareas.
Si el cronograma se refiere a una actividad concreta, habrá que especificar las diferentes tareas que la componen. El cronograma de tareas es básicamente similar al de actividades y, para elaborarlo, se han de seguir las mismas recomendaciones. Las diferencias básicas se encuentran en aspectos concretos, como son las fases, los responsables, etc. El concepto de “actividad” o “tarea” depende básicamente del mayor o menor nivel de concreción, de la complejidad del proyecto y de la definición de los objetivos. Por lo tanto, a veces aquello que en un proyecto es una tarea en otro podría considerarse una actividad.
Ejemplos.
Los tres ejemplos que se indican muestran tres casos; los dos primeros son dos cronogramas de actividades y el tercero, de tareas.
En el primero, las actividades desarrollan un objetivo operativo y se ha estructurado en cuatro fases. Se definen los responsables y algunas fechas importantes que se remarcan en negrita. Las actividades se numeran correlativamente, sin agruparlas según las fases.
El segundo ejemplo consiste en la creación de un Centro de Información y Asesoramiento Laboral, y se describen las diferentes actividades hasta la inauguración. Se ha supuesto que la organiza el ayuntamiento y, por lo que respecta a los responsables, figuran técnicos del mismo ayuntamiento y del centro. Aquí se describen un total de veintiuna actividades, agrupadas en tres fases y numeradas por bloques según si pertenecen a una fase o a otra. En este caso, no se ha hecho referencia a un objetivo operativo.
Finalmente, se hace una relación de las tareas necesarias para asegurar una actividad de publicidad de un concurso de cuentos. Las tareas se agrupan en dos fases.
Como se puede ver, el concepto de “tarea” o “actividad” es a veces difuso. Por ejemplo, en el segundo caso, la “contratación del director” se considera una actividad, en la medida que se debe hacer para crear el centro; y, en el tercer ejemplo, la “búsqueda de un diseñador” se considera una tarea, ya
que es algo que se ha de hacer para asegurar el diseño de la publicidad. Será actividad o tarea, pues, según el nivel que desarrolla. Para acabar, aunque conviene siempre señalar el objetivo específico u operativo al que pertenece la actividad, a veces la referencia puede ser más genérica y, entonces, las actividades concretan los objetivos del proyecto considerándose de una manera más general.
Las actividades siempre que se pueda se han de temporalizar mediante un cronograma, puede suceder que, por razones determinadas, esto no sea posible. En este caso, las actividades se pueden incorporar al proyecto y hacer una descripción de los aspectos más significativos.
Datos de las actividades sin cronograma.
El objetivo del que se deriva. La denominación de cada actividad, redactadas en una frase breve que ha de comenzar por un sustantivo.
El calendario y la duración, con las fechas de inicio y final o las fechas concretas en las que se realiza cada actividad. La localización, con el lugar o los lugares donde se desarrollarán. Los destinatarios de cada actividad, que pueden ser diferentes. Las partes que participan y el responsable.
Ejemplo: Proyecto de lucha contra el absentismo escolar.
Asociación de Formadores y Educadores por la Escuela Pública...
Objetivo operativo numero 2
Reducir el 25% respecto del año 2002 el absentismo escolar a las escuelas del barrio, en el plazo de 8
meses.
Actividad derivada 1
Descripción: Realización de un ciclo de tres coloquios en las tres escuelas del barrio.
Calendario: Un coloquio mensual en cada escuela entre mayo y junio, en fechas por concretar.
Localización: Dos coloquios en cada escuela y uno en la asociación de vecinos del barrio.
Destinatarios: Padres y madres de ESO en las escuelas
Participantes: AMPA de las escuelas, equipo pedagógico de las escuelas, Centro de Servicios
Sociales del Ayuntamiento y responsable de Educación del Ayuntamiento.
Coordinación: Junta Directiva de la asociación y Junta de la AMPA:
Actividad derivada 2
Descripción: Análisis de cada caso de absentismo (escolar, familiar, social, etc.) y alternativas para solucionarlo.
Calendario: Tres meses, de septiembre a noviembre. Informes escolares individuales cada mes.
Informe de la Guardia Urbana diario. Informes servicios sociales mensuales.
Localización: Escuelas del barrio. Barrio en general. Servicios sociales y asociación de vecinos.
Destinatarios: 25 familias con hijos con absentismo escolar crónico, 15 familias con niños con absentismo escolar esporádico.
Participantes: Equipos pedagógicos de las escuelas, Guardia Urbana, servicios sociales, Vocalía de Educación de la asociación de vecinos, asociación.
Coordinación: Junta directiva de la asociación y Junta directiva de la AMPA:
9.1. ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO.
¿DE QUE MODO SE REALIZARÁ EL PROYECTO?
Definir la organización y los mecanismos de funcionamiento del proyecto equivale a indicar de qué modo se gestionará en la práctica. Hace falta detallar aspectos como los que hacen referencia a los recursos humanos con las funciones de los componentes del equipo que lo llevaran a cabo, los
momentos de seguimiento y coordinación, los procedimientos y las normas de funcionamiento, la comunicación y la información, las relaciones externas, la metodología, la participación de los usuarios o los destinatarios, etc.
9.1. Estructura interna.
En este apartado hace falta especificar:
El organigrama Que muestre cuál es la ubicación del proyecto dentro de la entidad, la asociación, etc., y cuales son los vínculos o las dependencias con otros servicios, departamentos, áreas, etc.
La organización funcional Con la descripción de las responsabilidades concretas de cada uno de los miembros del equipo que desarrollará el proyecto, sus funciones, los cargos de dirección y coordinación, etc.
Los momentos de coordinación, regulación y seguimiento
Es decir, las diferentes reuniones que se prevean, con sus funciones específicas, los contenidos y los participantes, la periodicidad, etc.
Los sistemas, los canales y los circuitos de información y comunicación
Con la concreción de quién debe de informar, a quién se debe informar, de qué forma, cuáles deben ser los contenidos de la información y con que frecuencia se debe informar.
Las normas y los procedimientos Hace referencia a la forma de cómo se va a desarrollar el trabajo, los aspectos burocráticos y administrativos, los protocolos, etc.
9.2. Relaciones externas
La significación y la importancia de las relaciones externas de un proyecto dependen de la complejidad y de la misma formulación, y pueden no ser necesarias. En el caso de que se deban considerar, pueden hacer referencia a: Otras asociaciones, grupos, colectivos, etc.
Esta relación es especialmente significativa en los casos en que el proyecto se realice conjuntamente o con colaboración con otra entidad.
Administraciones En el caso en que el proyecto tenga una vinculación formal con alguna Administración, se deberá concretar cuál es la relación establecida y de qué manera se organiza la coordinación.
Otras instituciones
Como por ejemplo fundaciones, cajas de ahorro, empresas..., en el caso de que el proyecto haya recibido alguna subvención o ayuda para llevarlo a cabo. Otros servicios, departamentos, etc.
De la misma organización o institución a la cual pertenece el proyecto, y con los cuales se debe establecer necesariamente una relación formalizada para desarrollarlo.
9.1.3. Participación de los destinatarios. Metodología.
En muchos proyectos hay una voluntad explícita para que los destinatarios o los usuarios participen activamente y, de hecho, se considera esta participación como un elemento importante a la hora de evaluar la dimensión cualitativa de los resultados. Este planteamiento es especialmente significativo en los proyectos de tipo social, en los cuales la participación de los usuarios normalmente es un aspecto determinante a la hora de plantear el proyecto y desarrollarlo en la práctica.
Otros proyectos, o bien no definen la participación de los destinatarios como algo deseable o bien las características y los destinatarios del proyecto no hacen necesaria esta participación. En el caso de que el proyecto busque la participación de los destinatarios, se debe especificar:
Qué tipo y qué nivel de participación se desea. Por ejemplo: si se quiere que los destinatarios participen en el diseño del proyecto, en la estructuración de las actividades, cuáles son los compromisos que se esperan, cuál debe ser el nivel de implicación de los destinatarios, etc.
Cómo se conseguirá la participación, es decir, qué metodología se piensa utilizar para facilitarla, cuáles serán los mecanismos y los espacios donde se concreta la participación y cuáles son las técnicas y los instrumentos que la permitirán, etc.
Que técnicas de grupo se utilizarán. Se debe escoger la más adecuada, de acuerdo con las diferentes situaciones para favorecer la participación efectiva de los destinatarios en el proyecto.
Las técnicas dependerán de los objetivos, de la madurez del grupo, de la dimensión, de la formación y la capacitación de los técnicos, etc.
Recomendaciones
La formulación y la redacción de los contenidos no se puede estandarizar y dependerá, como ya se ha indicado, de la complejidad y las características del proyecto. En todo caso, se debe tener en cuenta estas recomendaciones:
Se debe redactar los contenidos de una forma breve y sintética, procurando añadir solamente los elementos fundamentales de cada apartado.
Se debe incorporar el organigrama sólo en los casos de complejidad de la organización y si ayuda a comprender la ubicación del proyecto.
Es importante especificar todos sus miembros del equipo que desarrollará el proyecto, e indicar sus funciones, si pertenecen o no a la organización y quién asume la dirección, la coordinación o las responsabilidades concretas.
Se debe relacionar sintéticamente los tipos de reuniones que se mantendrán, con sus funciones, los participantes y la periodicidad.
Conviene indicar cuál será la metodología de trabajo. Si se fomentará la delegación, la participación, el trabajo en equipo, la interdisciplinariedad, etc.
Se debe explicar brevemente cuáles serán los sistemas y los canales de información y comunicación.
Se debe resaltar las relaciones que se han de mantener y los momentos de coordinación externos concretos que son necesarios para desarrollar el proyecto, tanto con otras asociaciones o entidades como con las administraciones, las instituciones, las empresas, etc.
Si el proyecto pretende la participación de los destinatarios, se debe indicar con claridad cuáles de ellos se quiere que participen, cuáles son los objetivos de esta participación, qué metodología, técnicas e instrumentos se utilizarán para facilitarla, y en qué momento o periodo del desarrollo
del proyecto se concretará la participación.
10. COMUNICACIÓN Y PROMOCIÓN.
¿COMO SE DARÁ A CONOCER EL PROYECTO?
En el apartado anterior, “Organización y funcionamiento”, se hacía alguna referencia a la necesidad de establecer los sistemas de comunicación internos y estructurar las relaciones externas del proyecto. Ahora se hará referencia a la necesidad de prever por anticipado cómo es y cómo se debe
realizar la promoción, para asegurar el conocimiento y la difusión.
El plan de comunicación. Cuando se elabora un proyecto, no suele ser habitual que se programe la forma de cómo se va a difundir y, de hecho, prácticamente en ningún guión se trata este apartado como un punto a desarrollar. A pesar de esto, es necesaria una estrategia de promoción y comunicación del proyecto que dependerá de diferentes factores, como por ejemplo: la importancia del proyecto, el marco donde se inscribe, el nivel de participación de los destinatarios, el impacto que puede tener en el entorno donde se desarrolla, la participación de otras entidades, el apoyo que se requiere de los medios de comunicación, la trascendencia de los resultados que se buscan, etc.
La promoción del proyecto requerirá pensar en dos aspectos básicos: la imagen que se quiere dar del proyecto y los sistemas y mecanismos de comunicación que permitirán la difusión y la promoción. Todo esto se puede hacer mediante un plan de comunicación.
Deberíamos prever estos aspectos:
1. A quién se quiere comunicar
Es necesario elaborar un “mapa de públicos”, es decir, pensar quienes serán los destinatarios de la información y la comunicación. Se trata de decidir, entre todos los susceptibles de recibirlas, quienes son los prioritarios: los destinatarios potenciales y reales del proyecto, la misma asociación, los
vecinos, las entidades y las instituciones, las empresas, las administraciones, los medios de comunicación locales y que tengan repercusión en toda la ciudad, etc.
De todos estos públicos posibles, los medios de comunicación requieren una atención especial y el diseño de una estrategia que debería sobrepasar la relación puntual de un momento concreto del proyecto, para conseguir una relación formalizada y más estable mientras se desarrolle.
2. Qué se quiere comunicar
Incluye la identidad visual del proyecto y los contenidos de la comunicación. Conviene tener claro el mensaje, las ideas fuertes o los aspectos más interesantes que se quieren comunicar: es decir, la imagen intencional que queremos dar del proyecto. Se debe pensar bien la denominación, la identidad visual, el logotipo, el grafismo, etc. y la redacción de los contenidos: no se debe olvidar que, aunque sean aproximadamente similares, se han de adaptar al tipo de público.
3. Cómo se quiere comunicar
Conviene tener, de la misma forma, definido de qué manera se establecerá la comunicación, es decir, si se realizará mediante la publicidad, charlas informativas, debates, coloquios, mesas redondas, entrevistas, reportajes en los medios de comunicación, mediante actividades lúdicas, por Internet, etc.
4. Con qué se quiere comunicar
Hay que pensar cuáles serán los productos informativos y los materiales informativos y comunicativos: hojas informativas, cartas, dípticos y trípticos, folletos, carteles, vídeos, páginas Web, etc. Naturalmente, el diseño y los contenidos deben responder a la imagen intencional que queremos dar al proyecto.
5. Cuándo se quiere comunicar
Se ha de tener claro en qué momentos del desarrollo del proyecto se debe realizar la comunicación y la información a los diferentes públicos, para garantizar la promoción y difusión.
La decisión del momento más adecuado para hacerlo dependerá de los intereses específicos que tenga para el proyecto: antes de iniciarlo, cuando se observen los primeros resultados parciales,
por la importancia de determinadas actividades, antes de finalizar, cuando se conozcan los primeros resultados finales, en situaciones concretas que requieren apoyo y conocimiento público, etc.
Recomendaciones
Se debe pensar en todos los casos si hace falta realizar una estrategia de promoción y comunicación del proyecto.
Si la respuesta es afirmativa, es necesario hacer una relación de los públicos posibles y priorizar los que se consideren más importantes.
Conviene pensar bien en la denominación que se dará al proyecto. Es importante elaborar la identidad visual del proyecto y los contenidos básicos que se quieren transmitir y adaptar estos contenidos específicamente a los diferentes públicos. Se debe establecer y elaborar los productos y los materiales de comunicación del proyecto.
Se ha de planificar la metodología y los sistemas y los mecanismos de la promoción y la comunicación.
Es importante temporalizar las acciones que se llevarán a cabo. La temporalidad podría incluirse en el cronograma de actividades o, si el plan es suficientemente complejo, realizar un cronograma específico.
Se ha de prestar atención especial al entorno donde se desarrolla el proyecto y a los medios de comunicación.
11. LOS RECURSOS. CON QUÉ SE REALIZARÁ EL PROYECTO.
Para desarrollar el proyecto, se requiere una serie de recursos - también llamados inputs o entradas- de diferente tipo que permitirán asegurar el éxito. Los recursos determinan la viabilidad de los objetivos y son, por lo tanto, uno de los elementos básicos en el momento de establecerlos; en muchas ocasiones se formulan los objetivos que en teoría son factibles y realizables y que, en la práctica, se convierten en utopías porque no se ha previsto la forma de cómo se conseguirán los recursos necesarios para desarrollar las actividades que deberán asegurar el logro ni cómo se cubrirán los gastos que originen.
Por este motivo, los recursos se relacionan siempre con la financiación y con el presupuesto del proyecto, ya que implican unos costes que se expresan con dinero.
11.1.
Estableceremos tres tipos de recursos: materiales, humanos y monetarios.
11.1.1. Recursos materiales
Las infraestructuras, las instalaciones, los equipamientos, los vehículos y los equipos técnicos son recursos no fungibles, porque su duración es superior a un año e, independientemente del deterioro que sufren por el uso, se pueden considerar inventariables, es decir, que pertenecen normalmente al
patrimonio de quien patrocina o promueve el proyecto. Existen diferentes tipos de recursos materiales.
Infraestructuras e instalaciones
Las instalaciones y los edificios que son necesarios para desarrollar el proyecto. Por ejemplo, locales, aulas, despachos, salas de reunión, etc., instalaciones eléctricas, de agua, de gas, de teléfono, etc.
Equipamientos
El mobiliario de todo tipo que se utilizará en los locales y en las instalaciones. Por ejemplo, mesas, sillas, armarios, estanterías, etc.
Vehículos
Los que se necesiten en proyectos determinados.
Medios y equipamientos técnicos
Son los instrumentos y los materiales necesarios para desarrollar el trabajo técnico. Por ejemplo, proyectores de transparencias, aparatos de videos, de televisión, ordenadores, fotocopias,
etc.
Materiales fungibles
Se consideran así aquellos materiales que se consumen en un término no superior a un año. Por ejemplo, materiales de papelería, materiales para las actividades, accesorios, recambios y combustible para el funcionamiento de las máquinas y de los vehículos, materiales técnicos,
alimentos, etc.
11.1.2. Recursos humanos
Los recursos humanos señalan todas las aportaciones y los esfuerzos que las personas hacen en cada una de las fases del proyecto para intentar lograr los objetivos que se proponen. Se debe especificar, por este motivo, todos los que se utilizarán, sea cual sea la relación con la entidad, la asociación, la institución o el grupo que promueve el proyecto.
En general, el personal del proyecto puede tener situaciones y relaciones diferentes, y, sobretodo, puede trabajar de una manera voluntaria o bien remunerada. En ambos casos habrá que indicarlo para calcular los costes, tanto los que trabajan voluntariamente como los que lo hacen mediante una relación contractual. Personal vinculado al proyecto. Personal contratado específicamente para el proyecto-. Personal remunerado de la entidad o de la institución responsable del proyecto y que trabaja a tiempo total o parcial.
Personal remunerado de la entidad o de la institución que desarrolla tareas y funciones puntuales en el proyecto.
Personal de la entidad o de la institución que trabaja voluntariamente en el proyecto. Diferente personal voluntario que colabora en el proyecto.
En todos los casos hace falta reflejar, con la máxima exactitud posible, el número de horas de dedicación al proyecto, que incluyen tanto las que se dedican a la preparación, la elaboración, la formación, los desplazamientos, etc. como los que se dedican al trabajo práctico y cotidiano in situ.
11..3. Recursos monetarios
No se debe confundir con las necesidades de financiación del proyecto. El concepto de“recursos monetarios” hace referencia a aquellas cantidades de dinero que hacen falta para pagar conceptos determinados que se incluyen en algunos proyectos. Por ejemplo, becas, ayudas para el desplazamiento, ayudas sociales, subvenciones a grupos, etc.
11.2. Tipos de recursos según su origen
Según como se haya adscrito al proyecto, los recursos pueden ser:
Recursos propios: son todos los recursos, tanto los materiales como los humanos y monetarios o de cualquier tipo que se destinan totalmente y específicamente al proyecto. La entidad promotora y responsable del proyecto, una vez hecho el análisis de los recursos necesarios para desarrollarlo, determina cuáles son los que dispone y cuáles deberán de adquirirse específicamente para poder desarrollar el proyecto, es decir, cuáles serán los recursos dedicados en exclusiva.
Ejemplos:
o El personal que debemos contratar y que trabajará únicamente en el proyecto.
o Los locales que se deberán alquilar
o Los materiales fungibles que se deberá tener para desarrollar las actividades del
proyecto.
o Los instrumentos y los materiales técnicos que se necesitarán.
o Las becas que se deberán pagar a los destinatarios, etc.
o Etc.
Estos recursos requerirán buscar fuentes y sistemas de financiación específicos que los aseguren, ya que la entidad promotora no los tiene.
Recursos adscritos: cuando una asociación, una entidad, etc. tutela o promociona un proyecto, normalmente aplica provisionalmente una parte de los recursos que tiene para desarrollarlo. Estos
recursos serían los “recursos adscritos”. Los costes de estos recursos se imputan al presupuesto de la entidad, y no requieren una financiación externa específica, como en el caso de los recursos
propios.
Ejemplos:
o Personal técnico contratado de la entidad encargado de elaborar el proyecto.
o Personal técnico de la entidad encargado de determinadas funciones y tareas cuando se ejecuta el proyecto.
o Personal voluntario adscrito al proyecto
o Personal de la entidad encargado del seguimiento y la evaluación, etc.
o Locales, equipamientos, recursos y materiales técnicos que se ceden para llevar a cabo las actividades del proyecto.
o Etc.
Recursos estructurales: son los recursos de funcionamiento cotidiano de la entidad o institución, una parte de los cuales se utilizan durante el desarrollo del proyecto, sin una adscripción específica o formal al proyecto. De la misma manera que los adscritos se asignan específicamente al proyecto y se puede calcular el coste (a pesar de que muchas veces no se realiza), los estructurales pocas veces se tienen en cuenta.
Ejemplos:
o Consumo de luz, teléfono, fotocopias, etc.
o Utilización de locales, salas, equipamientos, etc.
o Utilización de materiales técnicos
o Consumo de materias fungibles
o Limpieza y mantenimiento
o Tiempo de trabajo del personal de la entidad encargado de la supervisión, la coordinación, etc.
El coste real del proyecto debería estar formado, pues, por la suma de los costes de los diferentes tipos de recursos utilizados.
EL PRESUPUESTO.
CUÁNTO NOS COSTARÁ EL PROYECTO
Y CÓMO LO FINANCIAMOS.
El presupuesto es el instrumento que permite determinar los costes totales del proyecto y prever los ingresos financieros que permitirán cubrirlos. El presupuesto debe indicar la cuantía de los gastos originados por los recursos necesarios para desarrollar el proyecto y las fuentes de financiación previstas.
Como ya se habían indicado en el apartado “Recursos”, existen tres tipos según la procedencia:
Propios: son los recursos específicos que se necesitan para desarrollar el proyecto. Son recursos que no existen y que se deben financiar.
Adscritos: son los recursos ya existentes en la entidad o en la institución de la cual depende el proyecto y que se destinan voluntariamente para realizarlo.
Estructurales: son los recursos de funcionamiento cotidiano de la entidad o institución, una parte de los cuales se utilizan durante el desarrollo del proyecto, sin una adscripción específica o formal
al mismo.
El coste real del proyecto debería estar formado por la suma de los costes de los diferentes
tipos de recursos utilizados.
COSTE REAL DEL
PROYECTO
COSTE DE LOS RECURSOS PROPIOS+COSTE DE LOS RECURSOS ADSCRITOS
+ COSTE DE LOS RECURSOS ESTRUCTURALES
A pesar de todo, cuando se elabora el presupuesto, a menudo sólo se incluyen los costes derivados de los recursos propios, pocas veces los de los recursos adscritos y casi nunca se imputan los costes estructurales. Esta circunstancia desvirtúa el coste real del proyecto y puede dar la falsa
impresión que la aportación de la entidad que lo promueve es escasa o no existe.
Cuando el proyecto se puede desarrollar totalmente con los recursos adscritos, se puede decir que no necesita una financiación específica, ya que no hace falta prever los recursos propios como una necesidad. En la mayoría de los proyectos que optan por una subvención, no obstante, los recursos son una mezcla de propios y adscritos. Por eso, en el presupuesto se debe indicar siempre, como se verá después, los costes de unos y otros para hacer constar luego el coste total del proyecto, y no únicamente los de la parte que se debe financiar con los recursos externos.
12.1.1. El presupuesto: los gastos
Cualquier presupuesto incluye obligatoriamente dos grandes apartados: gastos e ingresos. En el apartado de “Gastos” se deberán contabilizar todos los conceptos que implican un coste, sea cual sea. Concretamente, son gastos:
1. Los costes de los recursos materiales Infraestructura e instalaciones
Equipamientos
Vehículos
Material técnico
Material fungible
2. Los costes de los medios y de los materiales técnicos
Proyectores de transparencias
Aparatos de vídeo, de televisión, etc.
Ordenadores
Internet
Etc.
3. Los costes de personal
Personal remunerado y contratado específicamente para el proyecto
Personal remunerado de la entidad promotora que trabaja en el proyecto
Personal voluntario de la entidad promotora que trabaja en el proyecto
Resto del personal que colabora en el proyecto
4. Los costes vinculados al personal
Dietas
Desplazamientos
Formación
Alimentación
Etc.
5. Los costes de los recursos monetarios
Becas y ayudas a los destinatarios
Gastos de desplazamientos y comunicación
Subvenciones y ayudas en general
Etc.
6. Los costes de mantenimiento y funcionamiento
Electricidad, agua, luz, teléfono, etc.
Limpieza
Mantenimiento de infraestructuras y de instalaciones
Mantenimiento de vehículos
Seguros
66
Etc.
7. Los imprevistos
En cualquier proyecto siempre se prevé una cierta cantidad para:
Cubrir gastos que no se habían calculado en un inicio
Equilibrar el aumento de gastos en alguno de los conceptos presupuestados.
Normalmente la cantidad que se destina a los imprevistos está entre el 5 y el 10% del total de los gastos.
12.1.2. El presupuesto: los ingresos
Los ingresos para financiar el proyecto incluyen todas las fuentes de recursos económicos que permitirán asumir los gastos que genera. La financiación puede ser de diferentes tipos, dependiendo de donde procedan los recursos económicos:
Financiación interna: cuando los recursos económicos proceden totalmente del presupuesto de la entidad o institución que promueve y ejecuta el proyecto.
Financiación externa: cuando la financiación procede de instancias o fuentes ajenas a la entidad o institución promotora y ejecutora del proyecto.
Financiación mixta: cuando los recursos económicos proceden en parte de la entidad promotora y en parte de una fuente externa.
Los conceptos que se deben incluir en el apartado de “Ingresos” son:
1. La aportación económica de la entidad responsable del proyecto.
Se debe indicar expresamente, si existe, la cantidad concreta que se destina para financiar el proyecto (recursos propios)
Si la entidad no destina ninguna cantidad, se deberá expresar como ingresos los costes de los recursos de la entidad que se utilizan para desarrollar el proyecto (recursos adscritos), aunque no implique ningún desembolso de dinero.
Si es posible, se debe incluir como aportación la cantidad que exprese el porcentaje de utilización de los recursos estructurales de la entidad promotora por parte del proyecto.
2. Las aportaciones económicas de los destinatarios destinados al proyecto
Cuotas y matrículas de cursos, seminarios, talleres, etc.
Cuotas mensuales de cursos, seminarios, talleres, etc.
Cuotas por el uso de los servicios.
Cuotas para viajes, actividades, etc.
Cualquier otra aportación económica por otros conceptos
3. Ingresos generados por las actividades del proyecto
Venta de productos de las actividades
Venta de entradas a espectáculos, fiestas, actos, etc.
Venta de libros, documentos, publicaciones, etc.
Venta de loterías, rifas, etc.
Merchandising en general.
Cualquier otro ingreso generado por el desarrollo del proyecto
4. Subvenciones y ayudas Subvenciones de las administraciones
Subvenciones de otras instituciones y organismos privados: entidades, asociaciones, fundaciones, cámaras de comercio, sindicatos, etc.
Patrocinios de empresas Subvenciones de cajas y entidades bancarias
Otras ayudas: infraestructuras, materiales, equipamientos, etc., de cualquier procedencia de entre las anteriormente citadas.
5. Ingresos atípicos El concepto tiene el mismo sentido que el de “imprevistos” de los gastos.
Así como el concepto “imprevistos” conviene añadirlo siempre, los atípicos es discrecional.
Si se incluye, se debe matizar la cantidad que se le asigna, ya que, si no se producen los ingresos, se generará un déficit que normalmente no se podrá cubrir.
12.1.3. La elaboración de los presupuestos Una vez conocidos los gastos que originará el proyecto y los recursos de financiación correspondientes, se puede concretar el presupuesto. Antes de realizarlo, se debe tener en cuenta algunos aspectos:
12.1.3.1.
El presupuesto con los costes propios y con los costes globales
Como ya se había señalado en el apartado de “recursos”, hay de diferentes tipos dependiendo de la procedencia: propios, adscritos y estructurales. Según los recursos que se relacionan, el presupuesto puede ser:
De costes propios, que incluye sólo los gastos derivados de los costes específicos del proyecto y expresa las necesidades de asegurar recursos materiales, humanos, técnicos, infraestructurales, etc., de los cuales no se dispone. Indica las necesidades de financiación, que pueden ser:
o Interna: cuando la entidad promotora sufraga el 100% de los gastos.
o Externa: cuando se busca la financiación fuera de la entidad, mediante subvenciones o ayudas.
o Mixta: cuando la entidad sufraga una parte de los gastos y el resto se busca externamente.
De costes globales, que incluye, además de los propios, los recursos adscritos, que son los recursos materiales, humanos, infraestructurales, de equipamientos, etc., que tiene la entidad y que asigna momentáneamente al proyecto. Los recursos adscritos tienen, naturalmente, unos costes determinados que ya están financiados por la entidad y, si no existiesen, aumentarían los costes del proyecto.
SI SE QUIERE EXPRESAR EL COSTE GLOBAL DEL PROYECTO Y
EVIDENCIAR LA APORTACIÓN REAL DE LA ENTIDAD PROMOTORA.
CONVIENE SIEMPRE INCLUIR EN EL PRESUPUESTO
LOS RECURSOS PROPIOS Y LOS ADSCRITOS.
Los costes de los recursos adscritos para la entidad se pueden calcular de una manera aproximada. Los materiales y los técnicos se pueden cuantificar con un criterio básico, que sería:
imputarles un coste más o menos similar al que se debería pagar si se debiese adquirir específicamente porque no se dispone de ellos.
Los costes de los recursos humanos adscritos al proyecto, cuando se trate de personal técnico remunerado por la entidad, se podría establecer mediante el cálculo del coste/ hora de acuerdo con el coste salarial y aplicarlo al número de horas que el personal trabajaría en el proyecto.
Más compleja es la asignación de los costes que supone el trabajo voluntario, que se analiza en el punto siguiente.
12.1.3.2.
La incorporación al presupuesto de la valoración económica del trabajo
voluntario.Los proyectos de la mayoría de entidades y asociaciones se pueden llevar a la práctica porque se desarrollan mediante una parte importante de trabajo voluntario, que a veces significa casi el 100% de las necesidades de recursos humanos.
Cuando se solicita una subvención y se elabora el presupuesto con una petición económica determinada, la cantidad solicitada se destina normalmente a la financiación de los costes de los recursos propios del proyecto.
A la hora de indicar cuáles son los recursos que adscribe la entidad al proyecto, normalmente se señalan –cuando se señalan- las infraestructuras y las instalaciones, los equipamientos, los materiales, etc. Los recursos humanos adscritos al proyecto se especifican detalladamente, con los
costes correspondientes, básicamente cuando se trata de personal técnico remunerado que pertenece a la entidad.
Normalmente, quien da la subvención considera muy positivamente que la entidad solicitante aporte recursos al proyecto y ayude en la financiación: de hecho, y según la normativa, el importe de
la subvención casi nunca puede superar el 50% del coste total. Eso hace que, cuando se elabora el presupuesto, sea normalmente muy difícil j stificar el otro 50% como aportación de la entidad, y se recurre a inflar artificialmente la petición económica, o a asegurar que se dispone de otras fuentes de financiación poco creíbles, etc.
A pesar de estas dificultades, en general nunca se incluye en el capitulo de recursos humanos el trabajo voluntario como recurso aportado por la entidad del proyecto. Este recurso tiene unos costes que se podrían calcular de una manera aproximada y que se debería constatar por representar los
costes reales del proyecto y evidenciar el nivel cuantitativo y cualitativo de la aportación de la entidad promotora.
Todo esto sirve igualmente para los proyectos que no necesitan financiación externa y que, por lo tanto, no optan a ninguna subvención. El trabajo voluntario significa en todos los casos un ahorro
económico muy significativo, que se debería de cuantificar para saber exactamente cuál es el coste real
del proyecto.
12.1.3.3. La cuantificación económica del trabajo voluntario
En muchos proyectos, sobretodo en los que por sus características implican una actuación compleja, hay una tendencia a que los sitios clave que requieren un perfil técnico especializado sean asumidos por el personal contratado. El trabajo voluntario cubre funciones y tareas complementarias.
El cálculo del coste teórico o de ahorro que supone el trabajo voluntario es complicado, ya que no se establece una relación laboral y, en principio, resulta arriesgado asignarle unos costes salariales similares a los de un técnico especializado.
1. Establecer el perfil profesional de cada voluntario Tener en cuenta el nivel formativo y la titulación, si se tiene, y la experiencia profesional, igualmente si se tiene.
Considerar las funciones, las responsabilidades y las tareas que desarrollará en el proyecto.
2. Establecer las horas de dedicación al proyecto.
Tener en cuenta si el trabajo voluntario se realizará en un horario fijo cada día
Considerar si el trabajo será esporádico o en días concretos.
3. Valorar el coste del trabajo voluntario
Comprobar cuál es el coste a precio de mercado, de acuerdo con el perfil formativo, las funciones, las tareas, la responsabilidad y el horario.
Establecer una cantidad determinada por hora de trabajo voluntario
Cuantificar el coste concreto de cada trabajador voluntario
4. Establecer a qué voluntarios se puede aplicar.
Aplicar el baremo horario a los voluntarios que desarrollen funciones y tareas que sean importantes o estructurales y necesarias para poder desarrollar el proyecto.
No realizarlo en el caso de trabajos voluntarios de tipo coyuntural o que, si no se hacen, el proyecto se desarrolla igualmente.
5. Ponderar los costes del trabajo voluntario
Procurar establecer el coste/ hora de trabajo voluntario con racionalidad. Es decir, no utilizarlo
para argumentar artificialmente la aportación de la entidad al proyecto.
No olvidar que queremos verificar el ahorro que implica el trabajo voluntario y, si nos resulta difícil concretarlo, siempre es mejor establecer el coste/ hora por defecto.
Una forma posible de establecer el coste/ hora de trabajo voluntario es tener como referencia el coste/ hora del personal técnico que pueda tener contratada la entidad.
El concepto para establecer el coste/ hora podría ser también el de “honorarios profesionales”, que no implica una relación contractual.
En todos los casos, y si resulta imposible calcular los costes del trabajo voluntario o se considera – en el caso que el proyecto se presentase a una subvención o ayuda externa – que no es conveniente expresarlos como una aportación de la entidad, como mínimo se debe indicar que se dispone de un número determinado de voluntarios que colaborarán en el proyecto, aunque no se cuantifique el ahorro que supone este hecho y en qué medida abarata el coste del proyecto.
EN TODOS LOS CASOS DEBEMOS
INCLUIR EN EL PRESUPUESTO
EL TRABAJO VOLUNTARIO
¿POR QUÉ?
Porque, aunque no se haya de remunerar y no implique, por lo tanto, costes, sí que evita los costes de la contratación del personal que se
necesitaría para desarrollar los trabajos y las tareas que aseguran los voluntarios.
POR LO TANTO ES UN RECURSO HUMANO ADSCRITO AL PROYECTO, QUE FACILITA LA FINANCIACIÓN, ABARATA LOS COSTES Y EXPRESA UNA APORTACIÓN DE LA ENTIDAD QUE SE DEBE EXPRESAR.
12.1.3.4.
La inclusión en el presupuesto de los recursos estructurales.
Como ya se ha indicado en el apartado de “Recursos”, los estructurales son los recursos de la entidad que se utilizan habitualmente cuando se desarrolla un proyecto sin que haya habido una voluntad específica para hacerlo. Es decir, no se adscriben de una manera planificada al proyecto,
y son los recursos con los que funciona cotidianamente la entidad y que el proyecto utiliza: agua, luz, electricidad, personal subalterno, teléfono, papelería no específica, fotocopias, infraestructura y equipamientos, etc.
A pesar de esto, en la mayoría de los casos estos recursos no se incluyen y, además, otras veces se pueden confundir con los recursos adscritos específicamente al proyecto por parte de la entidad. No hay que olvidar que, cuando la entidad deriva recursos al proyecto, lo hace después de haber calculado las necesidades y los gastos que generará. Nadie ha decidido, sin embargo, el alcance y el coste de los recursos estructurales que se utilizan en el desarrollo práctico. Un proyecto promovido por una entidad no asume como coste, por ejemplo, el consumo de la luz de una sala de reuniones que el proyecto utiliza habitualmente o esporádicamente, a pesar de que la factura mensual aumente.
Los costes exactos de los recursos estructurales que se utilizan en un proyecto son difíciles de definir, por lo cual se puede realizar un cálculo aproximado que se basa en:
1.El cálculo de la suma total de los costes de los diferentes proyectos de la entidad.
2. El calculo del porcentaje del coste de cada proyecto sobre el total.
3. La distribución del coste total de los recursos estructurales entre todos los proyectos, teniendo en cuenta que se imputa a cada uno una parte proporcional del coste de los recursos estructurales similar a la que representa su coste sobre el conjunto de todos los proyectos.
Ejemplo:
1. Supongamos que el coste total de los recursos estructurales de una asociación son 12.000 €
2. Supongamos que la asociación desarrolla cinco proyectos, los costes de los cuales son, respectivamente, 6.000, 7.500, 4.700, 12.300 y 9.000 €
Para calcular los costes de los recursos estructurales que se utilizan en cada proyecto:
1) Calcularemos el coste total de los cinco proyectos, que será de 39.500 €
2) Calcularemos los porcentajes de los costes de cada proyecto sobre el total de 39.500 €, que será el 15,18%, el 19,00%, el 11,90%, el 31,14% y el 22,78% respectivamente.
3) Para calcular los costes de los recursos estructurales que se aplican a cada proyecto, deberíamos calcular los porcentajes del punto 2 sobre el total de los 12.000 €: 15,18% de 12.000 €; 19,00% de 12.000 €; 11,90% de 12.000 €: 31,14 % de 12.000 €, y 22,78% de 12.000 €, respectivamente. Las cantidades resultantes en euros –1.821, 2.280, 1.428, 3.436 y 2.735- nos indicaran, pues, cuanto deberemos imputar como un coste estructural a cada proyecto.
El equilibrio presupuestario:
En el momento de elaborar el presupuesto, no se debe olvidar que los ingresos y gastos han de ser iguales. Cuando se realice la evaluación del proyecto, se podrá comprobar si el proyecto ha generado:
Déficit, en el caso de que los gastos sean mayores que los ingresos.
Superávit, cuando los ingresos excedan a los gastos.
Como ya se había indicado, para prever un posible déficit se incorpora en el apartado de “Ingresos” el concepto de “imprevistos”, que asegura una desviación presupuestaria del 10% como máximo. Si, a pesar de esto, continúa existiendo déficit, pero se hace un buen seguimiento de la aplicación del presupuesto, se podrá corregir el déficit:
Ahorrando dinero: dejando de hacer alguna de las actividades programadas o abaratando los costes de otras actividades.
BIBLIOGRAFÍA ADICIONAL SUGERIDA
